Do I have to type in receipts?

No. A photographed or emailed receipt is read automatically and the extracted fields are presented for confirmation.

Does it handle per diem?

Yes, with full-day, partial-day and overnight rates held per destination and applied by trip duration.

Can non-employees claim?

Yes, through a public submission link, without being given an account.

What happens when a report is approved?

The expense posts, the budget check runs, and the reimbursement becomes payable in a bank payment run.

Is planned travel visible before it is spent?

Yes. Approving a trip posts its estimate as a commitment, so approved-but-unspent travel appears in the accounts.

Voyages et notes de frais

Softbooq Plus

Les reçus entrent, les remboursements sortent, le grand livre est déjà juste.

Photographiez un reçu et les champs se remplissent seuls. Approuvez un déplacement et il devient un engagement dans les comptes avant que le moindre euro ne bouge. Approuvez la note et l'écriture, le contrôle budgétaire et le paiement suivent sans que personne n'ouvre la comptabilité.

Essai gratuit Voir les tarifs

Capter la dépense

Le reçu au fond d'une poche de manteau, voilà où la gestion des frais échoue réellement.

Une boîte de réception qui lit le reçu

Les reçus photographiés ou envoyés par e-mail sont lus et présentés sous forme de champs remplis à confirmer, plutôt que d'une image que quelqu'un recopie en fin de mois.

Les doublons probables signalés avant d'être réclamés

Le même reçu photographié puis transféré est reconnu comme une seule dépense, car un remboursement versé deux fois se découvre des mois plus tard, quand il se découvre.

Indemnités légales par destination

Taux journée complète, journée partielle et nuitée tenus par destination avec leur propre devise et leur source, appliqués selon la durée du déplacement. Pas une indemnité forfaitaire unique, fausse dans les deux sens.

Indemnités kilométriques au bon palier

Des barèmes qui baissent au-delà d'un seuil, appliqués à la distance déjà déclarée cette année. C'est précisément ce que les tableurs manuels se trompent à faire.

Des notes de frais de personnes qui ne sont pas salariées

Un lien de dépôt public permet à un prestataire, un candidat ou un administrateur de soumettre une note avec ses justificatifs, sans qu'on lui crée un accès.

Décider

L'approbation doit être rapide là où la note est propre, et lente uniquement là où elle ne l'est pas.

Les écarts de politique notés au dépôt

Une note déposée est contrôlée par rapport à votre politique et notée, de sorte que le valideur voit ce qui enfreint les règles au lieu de lire chaque ligne pour le découvrir.

Une note de conformité par rapport

Le score et les motifs qui le fondent, afin qu'approuver une exception soit une décision prise par quelqu'un et non quelque chose qui est passé au travers.

Approuver en lot celles qui sont propres

Videz une file de notes conformes en une seule action et gardez l'attention individuelle pour celles qui sont signalées.

Budget contrôlé à l'approbation, pas après

Une note qui dépasserait le budget de son centre de coûts est bloquée au moment de l'approbation, seul instant où la réponse peut encore changer.

Dans les comptes, et jusqu'à la banque

Là où la plupart des outils de frais vous remettent un CSV, celui-ci comptabilise.

Un déplacement approuvé est un engagement

Approuver un déplacement comptabilise le coût estimé contre une dette d'engagement avant tout mouvement d'argent. La dépense prévue est ainsi visible dans les comptes et pas seulement dans l'agenda de quelqu'un.

L'approbation comptabilise la charge, le versement comptabilise le paiement

Deux événements distincts, comptabilisés séparément, car le mois où la charge est engagée et le mois où vous remboursez ne sont souvent pas le même.

Les remboursements trouvent le bon compte

La dette est résolue via votre plan comptable plutôt que par un code en dur, de sorte que le remboursement crédite exactement le compte que la charge à payer a débité.

Payé dans une remise bancaire, une seule fois

Les remboursements approuvés rejoignent une campagne de paiement avec le reste de vos décaissements, avec un garde-fou contre le double paiement d'une même note.

Recherche de réservation dans le déplacement

Vols, hôtels et voitures recherchés depuis la fiche du déplacement, pour que l'itinéraire et la dépense appartiennent au même objet.

Les détails qui ont pris le plus de temps

De petites décisions que l'on ne prend qu'après s'être trompé.

Chacun de ces points est un comportement précis, choisi pour une raison précise. Ils font la différence entre un logiciel qui fait bonne figure en démonstration et un logiciel qui survit à une année de clôtures mensuelles.

Un déplacement approuvé change les comptes avant toute dépense

L'approbation comptabilise l'estimation contre une dette d'engagement. Sans elle, un trimestre avec quarante déplacements approuvés et aucune réservation ressemble exactement à un trimestre sans aucun, et le premier signe de la différence est le relevé de carte bancaire.

Engager et rembourser sont deux écritures distinctes

La charge se comptabilise à l'approbation et le paiement au versement. Les fondre en une seule écriture déplace le coût vers le mois où vous avez payé, et c'est ainsi que les frais de déplacement semblent bondir un mois où personne n'a voyagé.

Le remboursement crédite le compte que la charge à payer a débité

La dette envers le salarié est résolue par rôle dans votre propre plan comptable plutôt que par un numéro en dur. Un code en dur reste correct jusqu'à ce qu'une organisation utilise un autre plan, et il devient alors faux en silence.

Rien n'est isolé

Ce qui arrive dans Voyages sans que personne le ressaisisse.

Chacun de ces points est un flux de données réel, pas une promesse d'« intégration complète ».

Finance

L'approbation comptabilise la charge ; le versement comptabilise le paiement

Projets

Les lignes de déplacement et de frais portent le projet et le centre de coûts

Les notes suivent la chaîne d'approbation du salarié concerné

Tableau de bord

Les déplacements partant aujourd'hui apparaissent dans l'agenda

Avant de demander

Les questions que l'on pose sur Voyages.

Dois-je saisir les reçus ?: Non. Un reçu photographié ou envoyé par e-mail est lu automatiquement et les champs extraits sont présentés pour confirmation.
Gère-t-il les indemnités journalières ?: Oui, avec des taux journée complète, journée partielle et nuitée tenus par destination et appliqués selon la durée du déplacement.
Les non-salariés peuvent-ils déposer une note ?: Oui, via un lien de dépôt public, sans qu'un compte leur soit créé.
Que se passe-t-il quand une note est approuvée ?: La charge se comptabilise, le contrôle budgétaire s'exécute, et le remboursement devient exigible dans une campagne de paiement bancaire.
Les déplacements prévus sont-ils visibles avant d'être dépensés ?: Oui. Approuver un déplacement comptabilise son estimation comme engagement, de sorte que les déplacements approuvés mais non dépensés apparaissent dans les comptes.