Finance et comptabilité
Softbooq GoChaque facture émise, chaque facture payée, et chaque version des deux.
Pas un grand livre avec un formulaire de facture greffé dessus. Une facture arrive par scan ou par e-mail, est lue, triée, rapprochée de sa commande, comptabilisée, relancée, corrigée selon les règles de votre marché, et archivée avec chaque version qu'elle a connue. Ventes, paie, temps projet et amortissements se comptabilisent dans les mêmes livres pendant ce temps.
Une capture d'écran non retouchée d'un espace de travail en fonctionnement.
01
Une facture, de son arrivée au jour de son archivage
La plupart des systèmes traitent une facture comme une ligne qui reçoit un statut. Ici c'est un document avec une vie : comment il est arrivé, à quoi il ressemblait à chaque étape, et ce qui l'a remplacé.
Arrive par scan, e-mail ou dépôt
Photographiez une facture fournisseur, transférez-la à une adresse de réception, ou déposez un lot de PDF. Chacune est lue et mise en file avant que quiconque l'ouvre, de sorte que la pile est déjà du travail en cours plutôt qu'un dossier fermé.
Triée en trois voies, pour que l'attention aille là où est le risque
Chaque facture extraite est classée en prête, à vérifier ou à traiter, selon la confiance de la lecture et selon que les champs importants sont bien passés. Une facture propre et sûre se confirme en un clic. Un fournisseur ou un montant manquant passe en tête de file. Une personne libère toujours chacune d'elles ; le tri ne décide que de l'ordre.
Doublons attrapés avant d'atteindre la file
La même facture transférée deux fois, ou scannée puis envoyée par e-mail, est reconnue comme un seul document. Payer un fournisseur deux fois est une erreur que l'on découvre des mois plus tard lors d'un rapprochement, quand on la découvre.
Émise à la norme européenne là où elle est exigée
Facturation électronique structurée EN 16931, avec votre numéro de TVA et vos coordonnées d'émetteur portés sur chaque document, pour les obligations du secteur public et du B2B qui n'acceptent pas un PDF.
Chaque version conservée, et le système sait ce qu'est une version
L'archive prend l'empreinte de ce qui figure réellement sur le document : parties, dates, lignes, totaux, conditions. Une nouvelle version est créée dès que l'un de ces éléments change matériellement. Marquer une facture payée n'est délibérément pas une nouvelle version, car être payée n'est pas une réémission. Vous pouvez produire ce que le client avait en main le jour où il l'avait.
Corrigée comme votre marché l'exige
Modifier une facture émise sur place est admis dans certains marchés et invalide dans d'autres. Les deux sont pris en charge : modifier en conservant la copie remplacée, ou répondre à l'original par un avoir plus une facture de remplacement numérotée à part qui le référence. Le comportement par défaut suit votre pays, et vous pouvez le changer.
Une annulation qui laisse une trace au lieu d'un trou
Une facture émise par erreur est annulée comme un événement enregistré contre un document numéroté, pas supprimée de la séquence. Un trou dans une séquence de factures est la première chose sur laquelle un auditeur revient.
Chaque document lié, sur le document
Le devis d'origine, la commande, la livraison, l'avoir qui l'a annulée, le remplacement qui l'a corrigée. Chacun montre les autres, de sorte que la piste documentaire se parcourt depuis n'importe quel point au lieu d'être reconstituée de mémoire.
02
Se faire payer, sans relancer à la main
Le travail entre l'émission d'une facture et l'encaissement est l'endroit où les petites entreprises perdent discrètement de la marge. Ici tout cela tourne selon un calendrier.
Des relances qui montent d'elles-mêmes
Avant l'échéance, à l'échéance et après, selon le calendrier que vous fixez, et elles s'arrêtent dès que le solde est apuré. Personne ne tient un tableur de qui relancer le vendredi.
Un poste de recouvrement, pas une liste d'impayés
Qui doit quoi, depuis combien de temps, ce qui leur a déjà été dit et ce qui vient ensuite, sous forme de file réellement traitable, avec la promesse de paiement enregistrée sur le compte.
Pénalités calculées et portées sur le document
Intérêts et frais calculés depuis vos conditions et comptabilisés sur la facture, de sorte que le montant dû est le montant dû et non un chiffre que quelqu'un calcule à la main quand il y pense.
Découper un solde en échéances datées
Transformez une facture qu'un client ne peut pas régler d'un coup en un échéancier avec ses propres relances, et laissez les encaissements s'imputer dessus automatiquement. Un plan vaut mieux qu'une perte.
Relevés clients depuis le grand livre
Un relevé de compte complet construit depuis les factures et paiements comptabilisés, non ressaisi, de sorte que ce que vous envoyez à un client en litige concorde avec vos comptes par construction.
03
Les factures que vous payez
La comptabilité fournisseurs est l'endroit où l'argent part par erreur : payer deux fois, payer plus que commandé, payer des marchandises jamais arrivées, payer un compte bancaire modifié.
Un cockpit pour tout ce qui est dû
Ce qui est exigible, ce qui est en revue, ce qui est bloqué, et ce qui est programmé au départ, sur un seul écran au lieu de quatre onglets et d'un modèle mental.
Rapprochement à trois voies avec vos tolérances
Facture contre commande contre marchandises réellement reçues, ligne par ligne, en contrôlant quantité, prix unitaire et si la ligne avait seulement été commandée. Une facture propre se solde d'elle-même ; seules les exceptions atteignent une personne, avec l'écart détaillé.
Une approbation enregistrée au nom d'une personne
Acheminée par montant, centre de coûts ou responsable d'axe, en séquence là où votre politique l'exige, avec une suppléance pour qu'une facture ne reste pas quinze jours parce qu'un valideur est absent.
Payer en lot, avec avis de règlement
Regroupez ce qui est dû, exportez un fichier SEPA pour votre banque ou payez via un prestataire connecté, et envoyez à chaque fournisseur son avis au règlement pour que personne n'écrive pour savoir à quoi correspondait le paiement.
04
Votre banque, réellement rapprochée
Le rapprochement est l'épreuve de vérité des comptes. Ici il tourne en continu plutôt que comme une épreuve de fin de mois.
Flux bancaires en direct
Les opérations arrivent via Enable Banking et se rapprochent d'elles-mêmes des factures et dettes ouvertes. Ce qui reste est une courte file de revue, pas une journée de pointage.
Un relevé importé se comporte exactement comme un flux en direct
Un fichier de relevé devient les mêmes lignes d'opérations bancaires que produit un flux connecté, de sorte qu'une ligne importée peut solder une facture directement. L'import était autrefois le parent pauvre, rapprochable seulement d'écritures ; une banque sans interface est désormais un inconvénient, pas un autre processus.
Un bouclage qui prouve les comptes, pas seulement les lignes
Solde d'ouverture, opérations pointées, opérations en suspens, solde de clôture : le relevé se rapproche du grand livre en tant que relevé, ce que la plupart des outils vous laissent faire dans un tableur.
05
De la vraie comptabilité en dessous
Tout ce qui précède se comptabilise dans un grand livre en partie double avec la structure qu'attend un comptable. Si cette couche n'est pas juste, rien au-dessus ne peut l'être.
Partie double, sans recoin où une écriture puisse se cacher
Écritures de journal, avoirs et ajustements manuels passent tous par le même moteur que les comptabilisations automatiques. La balance tient parce qu'il n'existe pas de second chemin.
Un grand livre que vous pouvez interroger
Chaque écriture, filtrable et traçable jusqu'au document qui l'a provoquée. Un chiffre que vous ne pouvez pas expliquer est un chiffre que vous ne pouvez pas signer.
Votre référentiel, ou votre propre plan comptable
Partez du plan qu'attend votre marché, ou importez le vôtre en CSV et associez chaque compte aux rôles sur lesquels le système comptabilise. Changer de méthode comptable est traité comme un changement de méthode, avec un motif et une entrée d'historique, parce que c'est ce que demandent les auditeurs.
Des axes au-delà du numéro de compte
Centre de coûts, projet, service, magasin et axes que vous définissez, portés par l'écriture plutôt qu'encodés dans les numéros de compte. Le résultat par n'importe lequel devient alors un rapport, pas une reconstruction.
Des règles d'imputation, pour que la même facture tombe toujours au même endroit
Rapprochez sur le fournisseur, la catégorie, une plage de montants, le libellé ou la devise, et fixez automatiquement le centre de coûts et l'imputation. Écrites une fois et appliquées par ordre de priorité, pour que l'endroit où tombe une charge récurrente cesse de dépendre de qui l'a traitée.
Charges à payer et produits constatés d'avance
Une charge reconnue dans la période à laquelle elle appartient plutôt que dans celle où elle a été payée, ce qui fait la différence entre un résultat et un état de trésorerie.
06
Savoir où vous en êtes, avant la fin du mois
Des comptes qui ne sont vrais qu'a posteriori sont une leçon d'histoire. Voici les surfaces qui en font un outil de décision.
Des budgets avec un arrêt ferme
Budget par centre de coûts et par axe, contrôlé au moment où la dépense est approuvée plutôt que rapporté après coup. Une dépense qui le dépasserait est bloquée à l'approbation.
Prévision depuis l'engagé et le réalisé
Ce qui a été dépensé, ce qui est engagé sur des commandes ouvertes, et où cela atterrit en fin d'exercice, pour qu'un dépassement soit visible tant qu'il reste du temps pour agir.
Quatre contrôles que les comptes tiennent ensemble
Le bilan est-il équilibré, le résultat du compte de résultat concorde-t-il, chaque compte est-il rattaché à une ligne d'état, et le sous-livre tiers se rapproche-t-il de son compte collectif. Affiché sur une seule ligne tant que tout passe, déplié avec les montants réels dès que quelque chose ne passe pas.
Les détails qui ont pris le plus de temps
De petites décisions que l'on ne prend qu'après s'être trompé.
Chacun de ces points est un comportement précis, choisi pour une raison précise. Ils font la différence entre un logiciel qui fait bonne figure en démonstration et un logiciel qui survit à une année de clôtures mensuelles.
Marquer une facture payée ne crée pas de nouvelle version
L'archive n'empreinte que les champs qui apparaissent sur le document rendu. Le statut de paiement en est exclu à dessein, car un tampon payé n'est pas la réémission d'un contenu financier différent. Se tromper là-dessus fait accumuler à chaque facture des versions dénuées de sens jusqu'à rendre l'historique inutilisable.
Une facture corrigée n'est pas annulée
Émettre un avoir plus un remplacement ramène déjà l'original à un solde nul, ce qui arrête les relances et garde l'arithmétique juste. La marquer annulée en plus la sortirait de la balance âgée alors que l'avoir y resterait, et les créances deviendraient négatives du montant de la facture.
Être facturé moins que ce que vous avez reçu n'est pas un écart
Le rapprochement à trois voies signale la surfacturation, le surcoût et les lignes jamais commandées. La livraison partielle et la sous-facturation passent, parce qu'elles sont légitimes. Un rapprochement qui traite chaque différence comme une exception entraîne simplement les gens à cliquer au travers.
Quelle méthode de correction est légale est un réglage, pas une hypothèse
Un marché à validation préalable, où l'administration détient déjà la facture, ne peut pas autoriser une modification sur place ; beaucoup d'autres marchés le peuvent. Le comportement par défaut est déduit de votre pays et reste modifiable par organisation, pour que le logiciel ne décide de la position juridique de personne à sa place.
Rien n'est isolé
Ce qui arrive dans Finance sans que personne le ressaisisse.
Chacun de ces points est un flux de données réel, pas une promesse d'« intégration complète ».
Ventes
Le produit des ventes et les encaissements de caisse se comptabilisent en temps réel
Achats
Les factures fournisseurs arrivent rapprochées de leur commande
RH
La paie se comptabilise avec sa ventilation par centre de coûts
Projets
Le temps facturable devient une ligne de facture
Actifs
L'amortissement se comptabilise chaque mois sans rappel
Voyages
Les notes de frais approuvées deviennent des remboursements
Avant de demander
Les questions que l'on pose sur Finance.
- Softbooq prend-il en charge la facturation électronique ?
- Oui. Les factures peuvent être émises au format européen EN 16931, celui qu'exigent la plupart des obligations de facturation électronique du secteur public et du B2B dans l'UE.
- Puis-je voir à quoi ressemblait une facture avant modification ?
- Oui. Chaque version matériellement différente du document est archivée et récupérable, de sorte que vous pouvez produire exactement ce que le client avait à une date donnée.
- Comment corriger une facture déjà envoyée ?
- Soit en la modifiant sur place avec la copie remplacée conservée dans l'historique, soit en émettant un avoir et un remplacement numéroté à part qui référence l'original. Le comportement par défaut dépend de votre marché et reste modifiable.
- Puis-je connecter mon compte bancaire ?
- Oui. Les flux bancaires passent par Enable Banking, et pour les banques sans connexion vous pouvez importer directement l'OFX et les formats de relevé courants.
- Puis-je utiliser mon propre plan comptable ?
- Oui. Importez un plan existant en CSV et associez chaque compte aux rôles sur lesquels Softbooq comptabilise, ou partez d'un plan standard pour votre marché.
- Gère-t-il plusieurs devises ?
- Oui. Les opérations portent à la fois leur propre devise et votre devise de référence, et les écarts de change réalisés et latents se comptabilisent en écritures distinctes.
Où regarder ensuite.
Les 18 modulesVentes
Un prix, un stock, un grand livre : comptoir, téléphone et web.
ExplorerAchats
C'est ici que l'argent quitte l'entreprise. Tout est construit autour de cela.
ExplorerRH
La main-d'oeuvre est votre premier coût. Elle devrait apparaître comme tel dans les comptes.
ExplorerProjets
La marge par projet, tant qu'il est encore temps de la changer.
ExplorerActifs
Un registre qui concorde avec le bilan, sans que personne ne le rapproche.
ExplorerVoyages
Les reçus entrent, les remboursements sortent, le grand livre est déjà juste.
ExplorerVoir Finance avec vos propres chiffres.
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