Does Softbooq do three-way matching?

Yes. Vendor bills are checked against the purchase order and the goods receipt before posting, and only genuine over-billing is raised for review.

Can approvals depend on the amount?

Yes, and on cost centre and dimension ownership, with stages in sequence. Authorisation is checked server-side, so the button is not the control.

Can I pay suppliers outside Europe?

Yes. Payment instruments declare their scheme, each with its own identifier fields and validation, so a non-IBAN account is not forced into an IBAN field.

What stops a supplier being paid twice?

Payments run in batches with release gates: a bill held by a match exception or a budget breach cannot enter a run, and the hold is written on the document with its reason.

What happens if a supplier changes their bank details?

The verified status is voided and verification is re-triggered, because a changed account is how invoice fraud works.

Can suppliers see their own orders?

Yes, through a supplier portal covering orders, requests for quote and payment position, where they can acknowledge orders and post delivery updates that write back.

Achats et approvisionnement

Softbooq Go

C'est ici que l'argent quitte l'entreprise. Tout est construit autour de cela.

Une demande acheminée vers quelqu'un qui a l'autorité de l'approuver. Une commande rapprochée de ce qui est réellement arrivé. Un paiement qui ne peut pas être libéré deux fois, vers un compte que personne n'a modifié en douce, dans un format bancaire adapté au pays vers lequel vous payez.

Essai gratuit Voir les tarifs

L'espace de travail Achats dans Softbooq

Une capture d'écran non retouchée d'un espace de travail en fonctionnement.

Demander, consulter, commander

L'amont du processus, où bien faire la paperasse ne coûte rien et mal la faire coûte tout le reste de la chaîne.

Des demandes acheminées par montant et par responsabilité

Les demandes internes vont à un valideur choisi selon le montant, le centre de coûts ou la responsabilité d'axe, en séquence là où votre politique l'exige, et l'approbation est enregistrée au nom d'une personne.

L'autorisation vérifiée côté serveur, pas par le bouton

L'action d'approbation vérifie que la personne qui clique est valideur pour cette étape et n'est pas le demandeur. Les demandes utilisent le résolveur même qu'utilisent déjà les factures fournisseurs, plutôt qu'un second jeu de règles susceptible d'en dériver.

Des offres de plusieurs fournisseurs, comparées côte à côte

Envoyez une demande à plusieurs fournisseurs, voyez les réponses ensemble, et convertissez la gagnante en commande sans ressaisir les lignes.

Les commandes, et ce qui reste en attente dessus

Émettez des commandes formelles et voyez d'un coup d'oeil ce qui a été reçu, ce qui est partiellement livré et ce qui n'a pas bougé, plutôt que de le déduire du fait que quelqu'un a relancé.

Modèles et commandes récurrentes

La commande que vous passez chaque mois est émise depuis un modèle selon un calendrier, pour que les achats de routine cessent de consommer l'attention qui devrait aller aux exceptions.

Budget contrôlé avant l'engagement, pas après

Un achat qui dépasserait son budget est retenu à l'approbation, avec le motif attaché au document, pour que la conversation ait lieu avant que la commande parte.

Ce qui est arrivé, et ce qu'on vous a facturé

Les trois documents qui devraient concorder, et la discipline de remarquer quand ils ne concordent pas.

Réception rapprochée de la commande

Réceptionnez en totalité ou en partie, sur le site où la marchandise est réellement arrivée, en augmentant le stock au moment où elle arrive plutôt que quand quelqu'un s'en occupe.

Seules les exceptions atteignent une personne

Une facture qui concorde avec sa commande et sa réception se solde d'elle-même. Celle qui ne concorde pas s'ouvre avec l'écart énoncé, quelle ligne, commandé contre reçu contre facturé, au lieu d'un signalement générique.

Reçu non facturé suivi comme une dette

Les marchandises dont vous avez pris livraison sans encore être facturé figurent sur leur propre compte, pour que le bilan reflète ce que vous devez et pas seulement ce qui a été facturé.

Avoirs fournisseurs rattachés à l'original

Un avoir d'un fournisseur s'impute sur la facture à laquelle il se rapporte, de sorte que ce qui reste dû est ce qui reste dû.

Payer, sans payer deux fois ni payer le mauvais compte

La partie où il y a le plus d'argent en jeu et le plus de façons de le perdre discrètement.

Regrouper les échéances, exporter le bon fichier bancaire

Regroupez les dettes en une campagne, produisez le fichier attendu par votre banque ou payez via un prestataire connecté, et envoyez à chaque fournisseur son avis de règlement à l'encaissement.

Des instruments de paiement par schéma, pas une forme européenne unique

Un tiers détient des instruments qui déclarent leur schéma, chacun avec ses propres champs d'identification, sa validation et son format bancaire cible. Prendre en charge un pays de plus est une entrée de registre, pas une migration de schéma.

Changer de coordonnées bancaires annule le statut vérifié

Un numéro de compte fournisseur qui change relance la vérification au lieu d'être accepté en silence, parce qu'un compte bancaire modifié est précisément la façon dont s'exécute la fraude à la facture.

Des verrous de libération avant tout mouvement

Une facture retenue par un écart de rapprochement non résolu ou un dépassement budgétaire n'entre pas dans une campagne. La retenue est inscrite sur le document avec son motif, pour que le blocage soit explicable plutôt que mystérieux.

Escomptes de règlement, exprimés en argent

Payez avant jeudi et économisez un montant annoncé, affiché sur la campagne elle-même, plus un retour sur ce qui a été capté et ce qui a été laissé. Des conditions que personne ne voit sont des conditions que personne ne prend.

Laisser les fournisseurs faire leur propre administratif

Chaque question de statut qu'un fournisseur vous pose est une question à laquelle il aurait pu répondre lui-même.

Un portail par fournisseur

Ses commandes, les offres que vous lui avez demandées, et sa situation de paiement, de sorte que l'appel pour savoir quand une facture sera payée cesse en grande partie.

Ils accusent réception des commandes et publient les livraisons

Un fournisseur confirme une commande et signale lui-même une mise à jour de livraison, et cela s'écrit en retour sur la commande plutôt que d'arriver en e-mail que quelqu'un doit recopier.

Les détails qui ont pris le plus de temps

De petites décisions que l'on ne prend qu'après s'être trompé.

Chacun de ces points est un comportement précis, choisi pour une raison précise. Ils font la différence entre un logiciel qui fait bonne figure en démonstration et un logiciel qui survit à une année de clôtures mensuelles.

Le bouton d'approbation constituait autrefois tout le contrôle

L'approbation des demandes vivait dans l'écran : elle faisait avancer la chaîne s'il en existait une, et tamponnait Approuvé sinon. Rien ne vérifiait que celui qui cliquait était valideur pour cette étape, et rien n'empêchait le demandeur d'approuver sa propre demande, alors que l'onglet propose une approbation en masse, si bien qu'une seule personne pouvait sélectionner toutes les demandes ouvertes et tout solder. L'autorisation est désormais résolue côté serveur, par le résolveur même qu'utilisent les factures fournisseurs.

Un numéro d'acheminement américain devenait un IBAN invalide, en silence

Les coordonnées bancaires avaient une forme unique et plate qui supposait un compte européen, et l'export SEPA écrivait le numéro de compte directement dans un élément IBAN. Rien ne protestait. Les instruments déclarent maintenant leur schéma, et le schéma possède ses champs d'identification, sa validation et le fichier bancaire auquel il appartient, de sorte qu'un nouveau pays est une entrée de registre plutôt qu'un champ de plus et une hypothèse de plus.

Être facturé moins que ce que vous avez reçu n'est pas une exception

Le rapprochement signale la surfacturation, le surcoût et les lignes jamais commandées. La livraison partielle et la sous-facturation passent, parce qu'elles sont légitimes. Un rapprochement qui traite chaque écart comme un problème entraîne les gens à cliquer au travers de ceux qui comptent.

Rien n'est isolé

Ce qui arrive dans Achats sans que personne le ressaisisse.

Chacun de ces points est un flux de données réel, pas une promesse d'« intégration complète ».

Inventaire

La réception augmente le stock sur le site de livraison

Finance

Factures fournisseurs et paiements se comptabilisent au grand livre

Fabrication

Les manques de composants génèrent des demandes d'achat

Projets

Les achats peuvent être imputés à un projet ou un centre de coûts

Actifs

Un achat d'investissement devient une immobilisation et solde la réception

Public Portal

Les fournisseurs accusent réception des commandes et publient les livraisons

Avant de demander

Les questions que l'on pose sur Achats.

Softbooq fait-il le rapprochement à trois voies ?: Oui. Les factures fournisseurs sont contrôlées face à la commande et à la réception avant comptabilisation, et seule une réelle surfacturation part en revue.
Les approbations peuvent-elles dépendre du montant ?: Oui, ainsi que du centre de coûts et de la responsabilité d'axe, avec des étapes en séquence. L'autorisation est vérifiée côté serveur, le bouton n'est donc pas le contrôle.
Puis-je payer des fournisseurs hors d'Europe ?: Oui. Les instruments de paiement déclarent leur schéma, chacun avec ses champs d'identification et sa validation, de sorte qu'un compte sans IBAN n'est pas forcé dans un champ IBAN.
Qu'est-ce qui empêche de payer un fournisseur deux fois ?: Les paiements partent en campagnes avec des verrous de libération : une facture retenue par un écart de rapprochement ou un dépassement budgétaire ne peut pas entrer dans une campagne, et la retenue est inscrite sur le document avec son motif.
Que se passe-t-il si un fournisseur change ses coordonnées bancaires ?: Le statut vérifié est annulé et la vérification relancée, parce qu'un compte modifié est le mode opératoire de la fraude à la facture.
Les fournisseurs peuvent-ils voir leurs propres commandes ?: Oui, via un portail fournisseur couvrant commandes, demandes de prix et situation de paiement, où ils peuvent accuser réception des commandes et publier des mises à jour de livraison qui s'écrivent en retour.