Cycle de vie des contrats
Softbooq PlusLe contrat émet sa propre facture quand le jalon est atteint.
Rédigez depuis un modèle, envoyez à la signature, et laissez l'exécution, le renouvellement et la facturation suivre les clauses réellement convenues, plutôt qu'un rappel dans l'agenda de quelqu'un et une facture émise quand on y repense.
01
Du brouillon à la signature
L'étape paperasse, où le coût d'un travail approximatif n'apparaît que bien plus tard.
Des modèles dont les variables sont renseignées
Une bibliothèque de vos propres modèles de contrat dont les parties variables sont demandées, pour qu'un nouvel accord soit cohérent plutôt qu'une copie du plus proche sous la main.
Remplir les variables, pas le document
Partie, dates, montants et clauses saisis comme des champs, pour qu'une même clause ne puisse pas contenir deux chiffres différents.
Signature par lien tokenisé
La contrepartie signe via un lien qui n'exige aucun compte, et le jeton est vérifié plutôt que présumé valable.
Qui a signé, et quand
Une chronologie des signatures conservée avec le contrat, pour que la question de sa bonne exécution ait une réponse documentée.
02
Le contrat comme instruction de facturation
C'est la partie qui sépare le stockage de contrats de la gestion de contrats.
Un jalon atteint émet la facture
Marquez un jalon comme fait et la facture est générée pour le montant convenu, au lieu d'attendre que quelqu'un remarque que le déclencheur est passé.
Les échéanciers deviennent des factures à leurs dates
Des paiements échelonnés définis une fois et émis à échéance, pour qu'un échéancier convenu en janvier facture encore correctement en septembre.
Facturation récurrente établie depuis le contrat
Un forfait ou un abonnement produit directement la série de factures récurrentes, pour que la facturation corresponde au papier.
La livraison fait avancer le contrat
Terminer la tâche de projet liée marque le jalon comme atteint, ce qui déclenche la facture. La facturation suit donc le travail et non une réunion d'avancement.
03
Des documents vivants
Les contrats changent, expirent et se renouvellent, et ces trois moments sont autant de fuites silencieuses d'argent.
Reconduction automatique là où les clauses l'autorisent
Les accords à durée indéterminée se reconduisent comme prévu au lieu de s'éteindre parce que personne ne surveillait la date de préavis.
Rappels d'échéance et archivage
Les préavis sont relancés avant d'expirer, et les contrats réellement terminés sont archivés plutôt que laissés à encombrer la liste active.
Chaque version conservée
Chaque révision est conservée, de sorte que ce qui était convenu à une date donnée se retrouve au lieu d'être reconstitué depuis un fil d'e-mails.
Voir exactement ce qui a changé
Deux versions comparées côte à côte, pour qu'une discussion de relecture porte sur les différences réelles.
Les avenants approuvés pour eux-mêmes
Une modification est enregistrée et approuvée comme avenant plutôt que saisie dans l'original, et c'est la différence entre un contrat et un document.
Les baux liés à leurs contrats
Un contrat de location montre l'accord qui l'a créé, de sorte que le traitement comptable et le papier sont à un clic l'un de l'autre.
Les détails qui ont pris le plus de temps
De petites décisions que l'on ne prend qu'après s'être trompé.
Chacun de ces points est un comportement précis, choisi pour une raison précise. Ils font la différence entre un logiciel qui fait bonne figure en démonstration et un logiciel qui survit à une année de clôtures mensuelles.
Un avenant n'est pas une modification
Une variation est enregistrée comme un objet approuvé à part entière plutôt que réécrite dans le texte original. Modifier sur place un accord signé détruit le seul témoignage de ce que les parties ont réellement convenu, ce qui est toute la raison d'en avoir un.
La facture est émise par le jalon, pas par quelqu'un qui y pense
L'achèvement génère la facturation. Le chiffre d'affaires au jalon se perd dans l'écart entre la livraison et le moment où quelqu'un remarque le droit à facturer, et cet écart se mesure en semaines dans la plupart des entreprises.
Le renouvellement est un processus planifié, pas une note d'agenda
Reconduction automatique et rappels d'échéance tournent d'eux-mêmes. Un préavis manqué de quatre jours peut prolonger un accord d'un an, et le rappel qui l'aurait évité se trouvait dans l'agenda d'une personne partie depuis.
Rien n'est isolé
Ce qui arrive dans Contrats sans que personne le ressaisisse.
Chacun de ces points est un flux de données réel, pas une promesse d'« intégration complète ».
Finance
Jalons et échéanciers deviennent des factures
Projets
Terminer une tâche de projet fait avancer le jalon contractuel
Contrats de location
Un contrat de location renvoie au contrat qui l'a créé
Actifs
Les contrats référencent les biens qu'ils couvrent
CRM
Les contrats sont rattachés à la même fiche tiers que le compte
Avant de demander
Les questions que l'on pose sur Contrats.
- Les contrats peuvent-ils être signés électroniquement ?
- Oui, via un lien tokenisé que la contrepartie peut utiliser sans compte, la chronologie des signatures restant sur le contrat.
- Facture-t-il automatiquement ?
- Oui. Un jalon atteint génère sa facture, un échéancier émet les factures échelonnées à leurs dates, et un forfait peut créer une série récurrente.
- Que se passe-t-il quand un contrat approche de son terme ?
- Des rappels partent avant l'expiration du préavis, la reconduction automatique s'applique là où les clauses le permettent, et les contrats terminés sont archivés.
- Puis-je voir ce qui a changé entre deux versions ?
- Oui. Chaque version est conservée et deux peuvent être comparées côte à côte.
- Comment sont traitées les modifications d'un contrat signé ?
- Comme des avenants, approuvés pour eux-mêmes, plutôt que comme des modifications du document original.
Où regarder ensuite.
Les 18 modulesFinance
Chaque facture émise, chaque facture payée, et chaque version des deux.
ExplorerProjets
La marge par projet, tant qu'il est encore temps de la changer.
ExplorerContrats de location
IFRS 16 et ASC 842 sans le tableur que personne d'autre ne sait ouvrir.
ExplorerActifs
Un registre qui concorde avec le bilan, sans que personne ne le rapproche.
ExplorerCRM
La fiche compte qui sait déjà ce qu'ils vous doivent.
ExplorerVentes
Un prix, un stock, un grand livre : comptoir, téléphone et web.
ExplorerVoir Contrats avec vos propres chiffres.
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