Finanzas y contabilidad
Softbooq GoCada factura que emite, cada factura que paga, y cada versión de ambas.
No es un libro mayor con un formulario de factura atornillado encima. Una factura llega por escaneo o correo, se lee, se clasifica, se contrasta con su pedido, se contabiliza, se reclama, se corrige según las reglas de su mercado, y se archiva con cada versión que tuvo. Ventas, nómina, tiempo de proyecto y amortización se contabilizan en los mismos libros mientras tanto.
Una captura de pantalla sin retocar de un espacio de trabajo en funcionamiento.
01
Una factura, desde que llega hasta el día en que se archiva
La mayoría de los sistemas tratan una factura como una fila que recibe un estado. Aquí es un documento con una vida: cómo llegó, qué aspecto tenía en cada momento, y qué la sustituyó.
Llega por escaneo, correo o arrastre
Fotografíe una factura de proveedor, reenvíela a una dirección de entrada, o arrastre un lote de PDF. Cada una se lee y se pone en cola antes de que nadie la abra, de modo que el montón ya es trabajo en curso y no una carpeta sin abrir.
Clasificada en tres vías, para que la atención vaya donde está el riesgo
Cada factura extraída se ordena en lista, revisar o atención, según la confianza de la lectura y según si los campos que importan llegaron completos. Una factura limpia y con alta confianza se confirma con un clic. Un proveedor o un importe que falta pasa al principio de la cola. Una persona sigue liberando todas y cada una; la clasificación solo decide el orden.
Duplicados atrapados antes de llegar a la cola
La misma factura reenviada dos veces, o escaneada y luego enviada por correo, se reconoce como un solo documento. Pagar dos veces a un proveedor es un error que se descubre meses después en una conciliación, si es que se descubre.
Emitida en el estándar europeo donde se exige
Factura electrónica estructurada EN 16931, con su registro de IVA y sus datos de emisor en cada documento, para los mandatos del sector público y del B2B que no aceptan un PDF.
Cada versión conservada, y sabe qué es una versión
El archivo toma la huella de lo que realmente aparece en el documento: partes, fechas, líneas, totales, condiciones. Se guarda una versión nueva cuando cualquiera de esos elementos cambia materialmente. Marcar una factura como pagada deliberadamente no es una versión nueva, porque estar pagada no es una reemisión. Puede reproducir lo que el cliente tenía el día que lo tenía.
Corregida como exige su mercado
Editar una factura emitida sobre la marcha es válido en unos mercados e inválido en otros. Ambos se admiten: editar conservando la copia sustituida, o responder al original con un abono más una factura de sustitución numerada aparte que lo referencia. El comportamiento por defecto sigue a su país, y puede cambiarlo.
Una anulación que deja rastro en lugar de un hueco
Una factura emitida por error se anula como un hecho registrado contra un documento numerado, no se borra de la serie. Un hueco en una serie de facturas es lo primero por lo que pregunta un auditor.
Cada documento relacionado, en el documento
El presupuesto del que salió, el pedido, la entrega, el abono que la revirtió, la sustitución que la corrigió. Cada uno muestra a los demás, de modo que el rastro documental se recorre desde cualquier punto en lugar de reconstruirse de memoria.
02
Cobrar, sin que nadie reclame a mano
El trabajo entre emitir una factura y tener el dinero en el banco es donde las pequeñas empresas pierden margen en silencio. Aquí todo eso corre programado.
Recordatorios que escalan solos
Antes del vencimiento, al vencer y después, según el calendario que fije, y se detienen en cuanto el saldo queda a cero. Nadie mantiene una hoja de a quién escribir el viernes.
Un puesto de recobro, no una lista de vencidas
Quién debe qué, con cuánto retraso, qué se le dijo ya y qué viene después, como una cola que alguien puede trabajar de verdad, con la promesa de pago registrada en la cuenta.
Intereses de demora calculados y aplicados al documento
Intereses y recargos calculados desde sus condiciones y contabilizados en la factura, de modo que el importe debido es el importe debido y no una cifra que alguien saca a mano cuando se acuerda.
Partir un saldo en plazos con fecha
Convierta una factura que un cliente no puede pagar de una vez en un calendario con sus propios avisos, y deje que los cobros se imputen automáticamente. Un plan es mejor que una pérdida.
Extractos de cliente desde el mayor
Un extracto de cuenta completo construido desde facturas y cobros contabilizados, no reteclado, de modo que lo que envía a un cliente en disputa concuerda con sus libros por construcción.
03
Las facturas que usted paga
Las cuentas a pagar son donde el dinero sale por error: pagar dos veces, pagar más de lo pedido, pagar mercancía que nunca llegó, pagar a una cuenta bancaria cambiada.
Un puesto de mando para todo lo debido
Qué vence, qué está en revisión, qué está bloqueado y qué está programado para salir, en una pantalla en vez de cuatro pestañas y un modelo mental.
Conciliación a tres bandas con las tolerancias que usted fije
Factura contra pedido contra mercancía realmente recibida, línea a línea, comprobando cantidad, precio unitario y si la línea llegó a pedirse. Una factura limpia se liquida sola; solo las excepciones llegan a una persona, con la desviación detallada.
Una aprobación que queda registrada a nombre de una persona
Encaminada por importe, centro de coste o responsable de dimensión, en secuencia donde su política lo exija, con suplencia para que una factura no se quede quince días porque un aprobador está fuera.
Pagar en lote, con aviso de pago
Agrupe lo vencido, exporte un fichero SEPA para su banco o pague por un proveedor conectado, y envíe a cada proveedor su aviso al liquidar para que nadie escriba preguntando de qué era el pago.
04
Su banco, realmente conciliado
La conciliación es la prueba de si los libros son reales. Aquí corre de forma continua en lugar de como un suplicio de fin de mes.
Conexiones bancarias en vivo
Los movimientos llegan por Enable Banking y se casan solos con facturas y deudas abiertas. Lo que queda es una cola corta de revisión, no un día de marcar casillas.
Un extracto importado se comporta igual que una conexión en vivo
Un fichero de extracto se convierte en las mismas filas de movimiento bancario que produce una conexión, de modo que una línea importada puede saldar una factura directamente. La importación era antes el pariente pobre, casable solo contra asientos; un banco sin interfaz es ahora una molestia, no otro proceso.
Un cuadre que prueba los libros, no solo las líneas
Saldo inicial, partidas conciliadas, partidas pendientes, saldo final: el extracto cuadra con el mayor como extracto, que es la parte que la mayoría de las herramientas le dejan hacer en una hoja de cálculo.
05
Contabilidad de verdad por debajo
Todo lo anterior se contabiliza en un mayor por partida doble con la estructura que espera un contable. Si esta capa no está bien, nada por encima puede estarlo.
Partida doble, sin rincón donde esconder un asiento
Asientos de diario, abonos y ajustes manuales pasan todos por el mismo motor que las contabilizaciones automáticas. El balance de sumas y saldos cuadra porque no existe un segundo camino.
Un libro mayor que puede interrogar
Cada apunte, filtrable y rastreable hasta el documento que lo causó. Una cifra que no puede explicar es una cifra que no puede firmar.
Su marco, o su propio plan de cuentas
Empiece por el plan que espera su mercado, o importe el suyo en CSV y asocie cada cuenta a los roles sobre los que contabiliza el sistema. Cambiar de política contable se trata como un cambio de política, con un motivo y una entrada de historial, porque es lo que piden los auditores.
Dimensiones más allá del código de cuenta
Centro de coste, proyecto, departamento, tienda y dimensiones que usted defina, llevadas por el apunte en lugar de codificadas en los números de cuenta. El resultado por cualquiera de ellas es entonces un informe, no una reconstrucción.
Reglas de imputación, para que la misma factura caiga siempre igual
Coteje por proveedor, categoría, rango de importe, descripción o moneda, y fije el centro de coste y la imputación automáticamente. Escritas una vez y aplicadas por orden de prioridad, para que dónde cae un gasto recurrente deje de depender de quién lo procesó.
Devengos y periodificaciones
Coste reconocido en el período al que pertenece y no en aquel en que se pagó, que es la diferencia entre un resultado y un resumen de caja.
06
Saber dónde está, antes de que acabe el mes
Unas cuentas que solo son ciertas a posteriori son una lección de historia. Estas superficies las convierten en una herramienta de decisión.
Presupuestos con parada en firme
Presupuesto por centro de coste y dimensión, comprobado cuando se aprueba el gasto en lugar de informado después. Un gasto que lo superaría se detiene en la aprobación.
Previsión desde comprometido y real
Qué se ha gastado, qué está comprometido en pedidos abiertos, y dónde aterriza eso a cierre de ejercicio, para que una desviación se vea mientras aún hay tiempo de actuar.
Cuatro comprobaciones de que los libros se sostienen
¿Cuadra el balance, concuerda con él el resultado de la cuenta de resultados, se asigna cada cuenta a una línea de estado, y cuadra el auxiliar de terceros con su cuenta de control? Se muestra en una sola línea mientras todo pasa, y se despliega con las cifras reales en cuanto algo no pasa.
Los detalles que más tiempo llevaron
Pequeñas decisiones que solo se toman después de haberlas tomado mal.
Cada uno de estos puntos es un comportamiento concreto, elegido por una razón concreta. Son la diferencia entre un software que luce bien en una demostración y uno que sobrevive a un año de cierres mensuales.
Marcar una factura como pagada no crea una versión nueva
El archivo solo toma la huella de los campos que aparecen en el documento representado. El estado de pago queda excluido a propósito, porque un sello de pagada no es la reemisión de un contenido financiero distinto. Equivocarse aquí hace que cada factura acumule versiones sin sentido hasta que el historial deja de servir.
Una factura corregida no está anulada
Emitir un abono más una sustitución ya lleva el original a saldo cero, que es lo que detiene los recordatorios y mantiene la aritmética correcta. Marcarla además como anulada la sacaría del vencimiento mientras el abono seguiría dentro, y los cobros pendientes se volverían negativos por el importe de la factura.
Que le facturen menos de lo que recibió no es una desviación
La conciliación a tres bandas señala la sobrefacturación, el sobreprecio y las líneas que nunca se pidieron. La entrega parcial y la infrafacturación pasan, porque son legítimas. Un conciliador que trata cada diferencia como excepción simplemente enseña a la gente a saltársela.
Qué método de corrección es legal es un ajuste, no una suposición
Un mercado de validación previa, donde la administración ya tiene la factura, no puede permitir una edición sobre la marcha; muchos otros mercados sí. El valor por defecto se deriva de su país y sigue siendo modificable por organización, para que el software no decida la posición legal de nadie por él.
Nada está aislado
Lo que llega a Finanzas sin que nadie lo vuelva a teclear.
Cada uno de estos puntos es un flujo de datos real, no una promesa de "integración total".
Ventas
Los ingresos por ventas y la recaudación de caja se contabilizan según ocurren
Compras
Las facturas de proveedor llegan casadas con su pedido
RRHH
La nómina se contabiliza con su reparto por centro de coste
Proyectos
El tiempo facturable se convierte en línea de factura
Activos
La amortización se contabiliza cada mes sin recordatorio
Viajes
Las liquidaciones aprobadas se convierten en reembolsos
Antes de preguntar
Preguntas frecuentes sobre Finanzas.
- ¿Admite Softbooq la factura electrónica?
- Sí. Las facturas pueden emitirse en el formato estándar europeo EN 16931, que es lo que exigen la mayoría de los mandatos de facturación electrónica del sector público y del B2B en la UE.
- ¿Puedo ver cómo era una factura antes de cambiarla?
- Sí. Cada versión materialmente distinta del documento se archiva y se puede recuperar, de modo que puede reproducir exactamente lo que el cliente tenía en una fecha dada.
- ¿Cómo corrijo una factura ya enviada?
- O la edita sobre la marcha con la copia sustituida guardada en el historial, o emite un abono y una factura de sustitución numerada aparte que referencia al original. Cuál es el valor por defecto depende de su mercado, y puede cambiarlo.
- ¿Puedo conectar mi cuenta bancaria?
- Sí. Las conexiones bancarias van por Enable Banking, y para bancos sin conexión puede importar directamente OFX y los formatos de extracto habituales.
- ¿Puedo usar mi propio plan de cuentas?
- Sí. Importe un plan existente en CSV y asocie cada cuenta a los roles sobre los que contabiliza Softbooq, o parta de un plan estándar para su mercado.
- ¿Maneja más de una moneda?
- Sí. Las operaciones llevan tanto su propia moneda como su moneda base, y las diferencias de cambio realizadas y latentes se contabilizan como asientos propios.
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