Compras y aprovisionamiento
Softbooq GoAquí es donde el dinero sale de la empresa. Todo está construido en torno a eso.
Una solicitud encaminada a alguien con autoridad para aprobarla. Un pedido contrastado con lo que realmente llegó. Un pago que no puede liberarse dos veces, a una cuenta que nadie cambió en silencio, en un formato bancario que encaja con el país al que paga.
Una captura de pantalla sin retocar de un espacio de trabajo en funcionamiento.
01
Pedir, cotizar, comprar
La parte inicial del proceso, donde hacer bien el papeleo no cuesta nada y hacerlo mal cuesta el resto de la cadena.
Solicitudes encaminadas por importe y responsabilidad
Las peticiones internas van a un aprobador elegido por importe, centro de coste o responsabilidad de dimensión, en secuencia donde su política lo exija, y la aprobación queda registrada a nombre de una persona.
Autorización comprobada en el servidor, no por el botón
La acción de aprobar verifica que quien pulsa es aprobador de esa etapa y no es quien la solicitó. Las solicitudes usan el mismo resolutor que ya usan las facturas de proveedor, en lugar de un segundo juego de reglas que pueda desviarse.
Ofertas de varios proveedores, comparadas lado a lado
Envíe una petición a varios proveedores, vea las respuestas juntas, y convierta la ganadora en pedido sin volver a introducir las líneas.
Pedidos, y qué sigue pendiente en ellos
Emita pedidos formales y vea de un vistazo qué se ha recibido, qué está parcialmente servido y qué no se ha movido, en lugar de deducirlo de si alguien ha reclamado.
Plantillas y pedidos recurrentes
El pedido que hace cada mes se emite desde una plantilla de forma programada, para que la compra rutinaria deje de consumir la atención que corresponde a las excepciones.
Presupuesto comprobado antes del compromiso, no después
Una compra que superaría su presupuesto se retiene en la aprobación, con el motivo unido al documento, para que la conversación ocurra antes de que salga el pedido.
02
Qué llegó, y qué le facturaron
Los tres documentos que deberían coincidir, y la disciplina de notar cuándo no lo hacen.
Recepción contra el pedido
Reciba total o parcialmente, en la ubicación a la que realmente llegó, incrementando el stock según entra y no cuando alguien se pone a ello.
Solo las excepciones llegan a una persona
Una factura que coincide con su pedido y su recepción se liquida sola. La que no, se abre con la desviación indicada: qué línea, pedido frente a recibido frente a facturado, en lugar de un aviso genérico.
Recibido no facturado seguido como pasivo
La mercancía que ha recibido pero aún no le han facturado está en su propia cuenta, para que el balance refleje lo que debe y no solo lo que se ha facturado.
Abonos de proveedor contra el original
Un abono de un proveedor se aplica a la factura con la que se relaciona, de modo que lo que queda por pagar es lo que queda por pagar.
03
Pagar, sin pagar dos veces ni pagar la cuenta equivocada
La parte con más dinero en juego y más maneras de perderlo en silencio.
Agrupar lo vencido, exportar el fichero bancario correcto
Agrupe las deudas en una remesa, produzca el fichero que su banco espera o pague por un proveedor conectado, y envíe a cada proveedor su aviso de pago al liquidar.
Instrumentos de pago por esquema, no una única forma europea
Un tercero mantiene instrumentos que declaran su esquema, cada uno con sus propios campos de identificación, su validación y su formato bancario de destino. Admitir otro país es una entrada de registro, no una migración de esquema.
Cambiar los datos bancarios anula el estado verificado
Un número de cuenta de proveedor que cambia vuelve a disparar la verificación en lugar de aceptarse en silencio, porque una cuenta bancaria cambiada es exactamente como se ejecuta el fraude de facturas.
Controles de liberación antes de que se mueva el dinero
Una factura retenida por una desviación de conciliación sin resolver o por un exceso de presupuesto no entra en una remesa. La retención se escribe en el documento con su motivo, para que el bloqueo sea explicable y no misterioso.
Descuentos por pronto pago, en dinero
Pague antes del jueves y ahorre un importe indicado, mostrado en la propia remesa, más una mirada atrás a lo que se capturó y lo que se dejó pasar. Unas condiciones que nadie ve son condiciones que nadie aprovecha.
04
Dejar que los proveedores hagan su propia gestión
Cada pregunta de estado que un proveedor le hace es una pregunta que podría haberse respondido solo.
Un portal por proveedor
Sus pedidos, las ofertas que usted pidió, y su situación de cobro, de modo que la llamada preguntando cuándo se pagará una factura deja en gran medida de producirse.
Confirman pedidos y publican entregas
Un proveedor confirma un pedido e informa él mismo de una actualización de entrega, y eso se escribe de vuelta en el pedido en lugar de llegar como un correo que alguien tiene que transcribir.
Los detalles que más tiempo llevaron
Pequeñas decisiones que solo se toman después de haberlas tomado mal.
Cada uno de estos puntos es un comportamiento concreto, elegido por una razón concreta. Son la diferencia entre un software que luce bien en una demostración y uno que sobrevive a un año de cierres mensuales.
El botón de aprobar era antes todo el control
La aprobación de solicitudes vivía en la pantalla: hacía avanzar la cadena si existía y, si no, estampaba Aprobado. Nada comprobaba que quien pulsaba fuera aprobador de esa etapa, y nada impedía que quien la solicitó aprobara su propia solicitud, mientras la pestaña ofrece aprobación masiva, con lo que una sola persona podía seleccionar todas las solicitudes abiertas y despacharlas. La autorización se resuelve ahora en el servidor, con el mismo resolutor que usan las facturas de proveedor.
Un número de ruta estadounidense se convertía en un IBAN inválido, en silencio
Los datos bancarios tenían una única forma plana que suponía una cuenta europea, y el exportador SEPA escribía el número de cuenta directamente en un elemento IBAN. Nada protestaba. Los instrumentos declaran ahora su esquema, y el esquema es dueño de sus campos de identificación, su validación y el fichero bancario al que pertenece, de modo que un país nuevo es una entrada de registro y no otro campo y otra suposición.
Que le facturen menos de lo que recibió no es una excepción
La conciliación señala la sobrefacturación, el sobreprecio y las líneas que nunca se pidieron. La entrega parcial y la infrafacturación pasan, porque son legítimas. Un conciliador que trata cada diferencia como un problema enseña a la gente a saltarse también las que importan.
Nada está aislado
Lo que llega a Compras sin que nadie lo vuelva a teclear.
Cada uno de estos puntos es un flujo de datos real, no una promesa de "integración total".
Inventario
La recepción aumenta el stock en la ubicación de entrega
Finanzas
Las facturas de proveedor y los pagos se contabilizan en el mayor
Manufactura
La falta de componentes genera solicitudes de compra
Proyectos
Las compras pueden imputarse a un proyecto o centro de coste
Activos
Una compra de inversión se convierte en activo y salda la recepción
Public Portal
Los proveedores confirman pedidos y publican entregas
Antes de preguntar
Preguntas frecuentes sobre Compras.
- ¿Hace Softbooq la conciliación a tres bandas?
- Sí. Las facturas de proveedor se contrastan con el pedido y la recepción antes de contabilizarse, y solo la sobrefacturación real pasa a revisión.
- ¿Pueden las aprobaciones depender del importe?
- Sí, y del centro de coste y la responsabilidad de dimensión, con etapas en secuencia. La autorización se comprueba en el servidor, así que el botón no es el control.
- ¿Puedo pagar a proveedores fuera de Europa?
- Sí. Los instrumentos de pago declaran su esquema, cada uno con sus campos de identificación y su validación, de modo que una cuenta sin IBAN no se fuerza en un campo IBAN.
- ¿Qué impide que se pague dos veces a un proveedor?
- Los pagos salen en remesas con controles de liberación: una factura retenida por una desviación de conciliación o un exceso de presupuesto no puede entrar en una remesa, y la retención queda escrita en el documento con su motivo.
- ¿Qué pasa si un proveedor cambia sus datos bancarios?
- El estado verificado se anula y la verificación se dispara de nuevo, porque una cuenta cambiada es como funciona el fraude de facturas.
- ¿Pueden los proveedores ver sus propios pedidos?
- Sí, mediante un portal de proveedor con pedidos, peticiones de oferta y situación de cobro, donde pueden confirmar pedidos y publicar actualizaciones de entrega que se escriben de vuelta.
Dónde mirar a continuación.
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Lo que tiene, dónde está, y cuánto vale de verdad.
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Cada factura que emite, cada factura que paga, y cada versión de ambas.
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Lo que costó fabricarlo, no lo que esperaba que costara.
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Margen por proyecto, cuando todavía hay tiempo de cambiarlo.
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Un registro que cuadra con el balance, sin que nadie lo concilie.
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