Personas y nómina
Softbooq ProLa mano de obra es su mayor coste. Debería aparecer en las cuentas como tal.
Aquí las personas no son un archivador atornillado al costado. La misma ficha de empleado alimenta la nómina, el coste de proyecto, el tiempo facturable, los presupuestos y las aprobaciones, de modo que lo que cuesta una persona, lo que le hizo ganar, y quién aprobó su ausencia se responden desde un solo sitio.
Una captura de pantalla sin retocar de un espacio de trabajo en funcionamiento.
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Una nómina que llega bien al libro mayor
Calcular la nómina es la mitad fácil. Meterla en las cuentas de forma analizable es donde se paran la mayoría de los sistemas.
Hágala aquí, o conserve su gestoría
Calcule la nómina internamente, o registre lo que produjo un proveedor externo. En ambos casos el mayor, el análisis de coste y las nóminas salen igual, de modo que cambiar de proveedor no es una migración.
Salario atribuido al centro de coste que lo ganó
La nómina se contabiliza con dimensiones, no como dos cargos sin dimensión. La atribución retrocede por el bloque de tiempo, luego el apunte, luego el empleado, luego un cajón sin dimensión, en el mismo orden que usa el motor de presupuestos, para que el mayor y el presupuesto concuerden.
Una hora extra arrastra más coste
El reparto pondera cada bloque por horas multiplicadas por su recargo, no por horas brutas. Una hora que le cuesta más al empleador debe arrastrar más del bruto de esa persona al centro de coste que la causó.
Deducciones y primas como elementos propios
Deducciones recurrentes y primas puntuales definidas por empleado y aplicadas por el cálculo, en lugar de ajustadas a mano dentro de un bruto que después nadie sabrá explicar.
Lo que debe a la administración, separado
Las retenciones fiscales y las cotizaciones se siguen como una obligación de ingreso en lugar de quedarse dentro de un neto de nómina que hay que desenredar al declarar.
Nóminas entregadas, no impresas y dadas en mano
Una nómina en PDF por persona y período, archivada en la ficha del empleado y accesible para él, de modo que la petición "¿me reenvías la nómina de marzo?" deja de ser una tarea.
02
Lo que cuesta realmente una persona
El salario no es el coste. La distancia entre ambos es la carga del empleador, y es la cifra que decide si un proyecto o una tarifa es rentable.
Coste completo por empleado
Salario bruto, más la carga del empleador en seguridad social, pensiones y salud, más los gastos reembolsados que ya se han pagado. Esa carga es la diferencia entre salario y coste, e incluirla es lo que hace honesta la cifra.
Coste por persona, visible como pantalla
La cifra existe por empleado en lugar de estar enterrada dentro del cálculo presupuestario de un centro de coste, de modo que puede comparar personas, roles y equipos sin exportar nada.
Horas facturables frente a ese coste
Qué se registró como facturable, por persona y por proyecto, contrastado con lo que cuesta la persona. La ocupación deja de ser una sensación.
03
Tiempo, ausencias y quién está realmente
La ausencia solo es un problema cuando permanece invisible hasta la mañana en que ocurre.
Presencia y tiempo imputado a proyectos
Fichar entrada y salida, o registrar tiempo en bloques contra un proyecto y un centro de coste. El tiempo facturable aprobado se convierte en línea de factura sin teclearse una segunda vez.
Un calendario de ausencias para todo el equipo
Quién está fuera y cuándo, en todo el equipo, para que dos personas reservando la misma semana sea una conversación por adelantado y no un descubrimiento el mismo día.
Festivos que coinciden con dónde está cada uno
Calendarios de festivos configurados por ubicación, porque un equipo repartido entre países no comparte calendario y fingir lo contrario rompe cualquier plan de capacidad.
El organigrama como estructura real
Líneas jerárquicas que el motor de aprobación usa de verdad, en lugar de un diagrama mantenido aparte y cierto solo el día en que se dibujó.
04
Aprobaciones que sobreviven a una ausencia
La mayoría de los sistemas de aprobación funcionan hasta que el aprobador está de vacaciones, precisamente las que tenía que aprobar.
Cadenas definidas por tipo de solicitud
Quién aprueba qué, en qué orden, con etapas que pueden exigir varias personas en lugar de quien la abra primero.
Delegación, para que nada espere dos semanas
Un aprobador ausente cede su autoridad a otra persona durante un período. Sin esto, una solicitud de ausencia queda detrás de la única persona que no puede responderla.
Aprobación de ausencia que se imputa al saldo correcto
Una solicitud aprobada descuenta de la categoría de ausencia adecuada en lugar de un contador genérico, y se niega a imputar contra una categoría que no puede resolver en vez de escribir una referencia inválida.
05
Entrar, salir, y los registros de en medio
Los dos días que más riesgo administrativo generan son el primero y el último de alguien.
Incorporación como una lista que sí existe
Una plantilla por puesto convertida en tareas asignadas, de modo que equipo, cuentas y papeleo se siguen en lugar de recordarse por quien contrató.
Una salida que revoca y traspasa
Accesos revocados, material devuelto, trabajo traspasado, sobre una plantilla en lugar de improvisado la semana en que alguien se va. La distancia entre un último día y un acceso revocado es una exposición real.
Todo lo que se guarda de una persona, en una pasada
Reúna el expediente completo para un traspaso, una pregunta de un responsable, o una solicitud de acceso a datos, en lugar de abrir ocho pantallas y copiar.
Importe su plantilla existente
Traiga empleados desde una hoja de cálculo o desde sus cuentas de usuario existentes, para que adoptar el módulo no sea una semana de tecleo.
Los detalles que más tiempo llevaron
Pequeñas decisiones que solo se toman después de haberlas tomado mal.
Cada uno de estos puntos es un comportamiento concreto, elegido por una razón concreta. Son la diferencia entre un software que luce bien en una demostración y uno que sobrevive a un año de cierres mensuales.
La nómina era invisible para el motor de dimensiones
Se contabilizaba como dos cargos sin dimensión, de modo que una cuenta de resultados analítica mostraba cero coste de personal en cada centro de coste: el mayor gasto de una empresa de servicios, ausente del análisis en el que más falta hacía. La atribución sigue ahora el mismo orden de reserva que el motor de presupuestos, para que el mayor y el presupuesto no cuenten historias distintas.
El coste incluye la carga del empleador, porque eso significa coste
Salario bruto más cotizaciones del empleador a seguridad social, pensiones y salud, más reembolsos pagados. Una cifra por empleado que solo informa del salario infravalora el número real exactamente en aquello que decide si una tarifa de facturación funciona.
Una solicitud de acceso a datos debe irse en revisar, no en reunir
El reglamento da 30 días. Registrar la solicitud crea un ticket con fecha límite, pero alguien todavía tiene que recopilar desde cada tabla ligada a ese empleado. Reunirlo en una pasada hace que el mes se vaya en comprobar lo que sale y no en buscarlo.
Una categoría de ausencia irresoluble se omite, no se adivina
Si una solicitud aprobada nombra un tipo de ausencia que no corresponde a ninguna categoría, la imputación se omite en lugar de escribirse con una referencia inválida. Un saldo de ausencias equivocado es peor que uno brevemente ausente, porque nadie va a buscar el equivocado.
Nada está aislado
Lo que llega a RRHH sin que nadie lo vuelva a teclear.
Cada uno de estos puntos es un flujo de datos real, no una promesa de "integración total".
Finanzas
La nómina se contabiliza con su reparto por centro de coste
Proyectos
Horas y tarifas se convierten en coste de proyecto y tiempo facturable
Viajes
Liquidaciones y reembolsos se adjuntan al empleado
Cumplimiento
Las aceptaciones de políticas se siguen por persona
Public Portal
Las vacantes abiertas se publican en su página de empleo
Activos
El equipamiento se asigna a un responsable con nombre
Antes de preguntar
Preguntas frecuentes sobre RRHH.
- ¿Pueden los empleados enviar sus propias horas y ausencias?
- Sí. Los empleados vinculados a una cuenta de usuario registran su tiempo y solicitan ausencias ellos mismos, y solo ven sus propios registros.
- ¿Se contabiliza la nómina automáticamente?
- Sí, y con dimensiones. Salario y cotizaciones del empleador se atribuyen a centros de coste con las mismas reglas que aplica el motor de presupuestos.
- ¿Tengo que hacer la nómina en Softbooq?
- No. Puede registrar lo que produjo un proveedor externo y aun así obtener los asientos, el análisis de coste y las nóminas.
- ¿Qué incluye el coste completo?
- Salario bruto, cotizaciones del empleador a seguridad social, pensiones y salud, y gastos reembolsados ya pagados. La carga del empleador es la diferencia entre salario y coste.
- ¿Qué ocurre cuando un aprobador está ausente?
- La autoridad puede delegarse durante un período, de modo que las solicitudes no se acumulan detrás de la única persona que está fuera.
- ¿Puedo producir todo lo que se guarda de un empleado?
- Sí, en una pasada, para un traspaso, una consulta de un responsable, o una solicitud de acceso a datos.
Dónde mirar a continuación.
Los 18 módulosFinanzas
Cada factura que emite, cada factura que paga, y cada versión de ambas.
ExplorarProyectos
Margen por proyecto, cuando todavía hay tiempo de cambiarlo.
ExplorarViajes
Entran los recibos, salen los reembolsos, el libro mayor ya está correcto.
ExplorarCumplimiento
La prueba de que cada persona leyó la política, y qué versión leyó.
ExplorarPublic Portal
Una web, una tienda y una página de empleo. Ya las tiene.
ExplorarActivos
Un registro que cuadra con el balance, sin que nadie lo concilie.
ExplorarVea RRHH con sus propias cifras.
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