Viajes y gastos
Softbooq PlusEntran los recibos, salen los reembolsos, el libro mayor ya está correcto.
Fotografíe un recibo y los campos se rellenan solos. Apruebe un viaje y se convierte en un compromiso en las cuentas antes de que se mueva un céntimo. Apruebe la liquidación y el asiento, el control presupuestario y el pago van detrás sin que nadie abra Finanzas.
01
Capturar el gasto
El recibo en el bolsillo de un abrigo es donde la gestión de gastos falla de verdad.
Una bandeja que lee el recibo
Los recibos fotografiados o enviados por correo se leen y se presentan como campos rellenos para confirmar, en lugar de como una imagen que alguien transcribe a fin de mes.
Los duplicados probables se marcan antes de reclamarse
El mismo recibo fotografiado y luego reenviado se reconoce como un solo gasto, porque una liquidación pagada dos veces se descubre meses después, si es que se descubre.
Dietas legales por destino
Importes de día completo, día parcial y pernoctación guardados por destino con su propia moneda y su fuente, aplicados según la duración del viaje. No una dieta única que se equivoca en ambos sentidos.
Kilometraje en el tramo correcto
Importes que bajan a partir de un umbral, aplicados sobre la distancia ya declarada este año. Es justo la parte que las hojas de cálculo manuales equivocan de forma fiable.
Liquidaciones de personas que no son empleadas
Un enlace público de envío permite a un colaborador, un candidato o un consejero presentar una liquidación con justificantes, sin darle un acceso.
02
Decidir sobre ella
La aprobación debe ser rápida donde la liquidación está limpia, y lenta solo donde no lo está.
Los incumplimientos de política se puntúan al enviar
Una liquidación enviada se contrasta con su política y se puntúa, de modo que quien revisa ve lo que rompe las reglas en lugar de leer cada línea para averiguarlo.
Una calificación de cumplimiento por informe
La puntuación con los motivos que la sostienen, para que aprobar una excepción sea una decisión que alguien tomó y no algo que se coló.
Aprobar en bloque las que están limpias
Despeje una cola de informes conformes en una sola acción y reserve la atención individual para los marcados.
Presupuesto controlado al aprobar, no después
Una liquidación que superaría el presupuesto de su centro de coste se detiene al aprobarla, que es el único momento en que la respuesta aún puede cambiar.
03
A los libros, y de ahí al banco
Donde la mayoría de las herramientas de gastos le entrega un CSV, esta contabiliza.
Un viaje aprobado es un compromiso
Aprobar un viaje contabiliza el coste estimado contra un pasivo por compromiso antes de que se mueva dinero. El gasto previsto queda así visible en las cuentas y no solo en la agenda de alguien.
La aprobación contabiliza el gasto, el pago contabiliza el desembolso
Dos hechos distintos, contabilizados por separado, porque el mes en que se incurrió en el coste y el mes en que lo reembolsó a menudo no son el mismo.
Los reembolsos resuelven la cuenta correcta
La deuda se resuelve a través de su plan contable en lugar de un código fijo, de modo que el reembolso abona exactamente la cuenta que cargó el devengo.
Pagado en una remesa bancaria, una sola vez
Los reembolsos aprobados se suman a una remesa de pagos junto al resto de sus salidas, con una salvaguarda contra pagar dos veces la misma liquidación.
Búsqueda de reservas dentro del viaje
Vuelos, hoteles y coches buscados desde la ficha del viaje, para que el itinerario y el gasto pertenezcan a lo mismo.
Los detalles que más tiempo llevaron
Pequeñas decisiones que solo se toman después de haberlas tomado mal.
Cada uno de estos puntos es un comportamiento concreto, elegido por una razón concreta. Son la diferencia entre un software que luce bien en una demostración y uno que sobrevive a un año de cierres mensuales.
Un viaje aprobado cambia las cuentas antes de que nadie gaste
La aprobación contabiliza la estimación contra un pasivo por compromiso. Sin ella, un trimestre con cuarenta viajes aprobados y ninguna reserva aún se ve idéntico a uno sin ninguno, y la primera señal de la diferencia es el extracto de la tarjeta.
Incurrir y reembolsar son asientos distintos
El gasto se contabiliza al aprobar y el pago al desembolsar. Fundirlos en un solo asiento traslada el coste al mes en que se pagó, y así es como el gasto de viajes parece dispararse en un mes en que nadie viajó.
El reembolso abona la cuenta que cargó el devengo
La deuda con el empleado se resuelve por rol en su propio plan contable y no por un número fijo. Un código fijo es correcto hasta que una organización usa otro plan, y a partir de ahí es incorrecto en silencio.
Nada está aislado
Lo que llega a Viajes sin que nadie lo vuelva a teclear.
Cada uno de estos puntos es un flujo de datos real, no una promesa de "integración total".
Finanzas
La aprobación contabiliza el gasto; el desembolso contabiliza el pago
Proyectos
Las líneas de viaje y gasto llevan el proyecto y el centro de coste
RRHH
Los informes siguen la cadena de aprobación del empleado
Panel
Los viajes que salen hoy aparecen en la agenda
Antes de preguntar
Preguntas frecuentes sobre Viajes.
- ¿Tengo que teclear los recibos?
- No. Un recibo fotografiado o enviado por correo se lee automáticamente y los campos extraídos se presentan para su confirmación.
- ¿Contempla las dietas?
- Sí, con importes de día completo, día parcial y pernoctación guardados por destino y aplicados según la duración del viaje.
- ¿Pueden liquidar personas que no son empleadas?
- Sí, mediante un enlace público de envío, sin que se les cree una cuenta.
- ¿Qué ocurre cuando se aprueba un informe?
- El gasto se contabiliza, se ejecuta el control presupuestario, y el reembolso pasa a ser exigible en una remesa de pagos bancaria.
- ¿Se ven los viajes previstos antes de gastarse?
- Sí. Aprobar un viaje contabiliza su estimación como compromiso, de modo que los viajes aprobados y aún no gastados aparecen en las cuentas.
Dónde mirar a continuación.
Los 18 módulosFinanzas
Cada factura que emite, cada factura que paga, y cada versión de ambas.
ExplorarProyectos
Margen por proyecto, cuando todavía hay tiempo de cambiarlo.
ExplorarRRHH
La mano de obra es su mayor coste. Debería aparecer en las cuentas como tal.
ExplorarPanel
El vistazo de la mañana que sustituye a abrir seis pestañas.
ExplorarVentas
Un precio, una cifra de stock, un libro mayor: mostrador, teléfono y web.
ExplorarInventario
Lo que tiene, dónde está, y cuánto vale de verdad.
ExplorarVea Viajes con sus propias cifras.
Empiece una prueba gratuita de 30 días. Sin tarjeta. Todos los módulos abiertos desde el primer día.