Ciclo de vida del contrato
Softbooq PlusEl contrato emite su propia factura cuando se alcanza el hito.
Redacte desde una plantilla, envíe a firma, y deje que el cumplimiento, la renovación y la facturación sigan las condiciones que realmente pactó, en lugar de un recordatorio en la agenda de alguien y una factura emitida cuando se acuerda.
01
Del borrador a la firma
La fase de papeleo, donde el coste de hacerlo a la ligera solo aparece mucho después.
Plantillas con las variables rellenas
Una biblioteca de sus propias plantillas de contrato en las que se piden las partes variables, para que un acuerdo nuevo sea coherente y no una copia del que estaba más a mano.
Rellenar las variables, no el documento
Parte, fechas, importes y condiciones capturados como campos, para que una misma cláusula no pueda acabar con dos cifras distintas.
Firma mediante enlace con token
La contraparte firma a través de un enlace que no exige cuenta, y el token se verifica en lugar de darse por bueno.
Quién firmó, y cuándo
Una cronología de firmas guardada con el contrato, para que la pregunta de si quedó formalizado tenga una respuesta documentada.
02
El contrato como instrucción de facturación
Esta es la parte que separa guardar contratos de gestionarlos.
Un hito cumplido emite la factura
Marque un hito como hecho y la factura se genera por el importe pactado, en vez de esperar a que alguien note que el disparador ya pasó.
Los calendarios de pago se vuelven facturas en sus fechas
Pagos escalonados definidos una vez y emitidos al vencer, para que un calendario pactado en enero siga facturando bien en septiembre.
Facturación recurrente configurada desde el contrato
Un acuerdo de iguala o suscripción produce directamente la serie de facturas recurrentes, para que la facturación coincida con el papel.
La entrega hace avanzar el contrato
Completar la tarea de proyecto vinculada marca el hito como cumplido, que es lo que dispara la factura. La facturación sigue así al trabajo y no a una reunión de seguimiento.
03
Documentos vivos
Los contratos cambian, vencen y se renuevan, y en los tres momentos se escapa dinero en silencio.
Renovación automática donde las condiciones lo permiten
Los acuerdos indefinidos se renuevan según lo previsto en lugar de decaer porque nadie vigilaba la fecha de preaviso.
Avisos de vencimiento y archivo
Los preavisos se reclaman antes de que pasen, y los contratos realmente terminados se archivan en lugar de dejarse estorbando en la lista activa.
Cada versión conservada
Cada revisión se conserva, de modo que lo pactado en una fecha dada se recupera en lugar de reconstruirse desde un hilo de correo.
Ver exactamente qué cambió
Dos versiones comparadas lado a lado, para que una conversación de revisión trate de las diferencias reales.
Las adendas se aprueban por derecho propio
Una variación se registra y aprueba como adenda en lugar de editarse dentro del original, y esa es la diferencia entre un contrato y un documento.
Arrendamientos enlazados a sus contratos
Un arrendamiento muestra el acuerdo que lo creó, de modo que el tratamiento contable y el papel están a un clic de distancia.
Los detalles que más tiempo llevaron
Pequeñas decisiones que solo se toman después de haberlas tomado mal.
Cada uno de estos puntos es un comportamiento concreto, elegido por una razón concreta. Son la diferencia entre un software que luce bien en una demostración y uno que sobrevive a un año de cierres mensuales.
Una adenda no es una edición
Una variación se registra como su propio objeto aprobado en lugar de reescribirse en el texto original. Editar sobre la marcha un acuerdo firmado destruye el único registro de lo que las partes pactaron realmente, que es la razón entera de tenerlo.
La factura la emite el hito, no alguien que se acuerda
El cumplimiento genera la facturación. Los ingresos por hitos se pierden en el hueco entre la entrega y el momento en que alguien nota que ya podía facturar, y ese hueco se mide en semanas en la mayoría de las empresas.
La renovación es un proceso programado, no una nota de agenda
La renovación automática y los avisos de vencimiento corren solos. Un preaviso perdido por cuatro días puede prolongar un acuerdo un año, y el recordatorio que lo habría evitado estaba en la agenda de alguien que ya se marchó.
Nada está aislado
Lo que llega a Contratos sin que nadie lo vuelva a teclear.
Cada uno de estos puntos es un flujo de datos real, no una promesa de "integración total".
Finanzas
Hitos y calendarios de pago se convierten en facturas
Proyectos
Completar una tarea de proyecto hace avanzar el hito del contrato
Arrendamientos
Un arrendamiento enlaza de vuelta con el contrato que lo creó
Activos
Los contratos referencian los activos que cubren
CRM
Los contratos cuelgan de la misma ficha de tercero que la cuenta
Antes de preguntar
Preguntas frecuentes sobre Contratos.
- ¿Se pueden firmar los contratos electrónicamente?
- Sí, mediante un enlace con token que la contraparte puede usar sin cuenta, y la cronología de firmas queda en el contrato.
- ¿Factura automáticamente?
- Sí. Un hito cumplido genera su factura, un calendario de pagos emite facturas escalonadas en sus fechas, y una iguala puede crear una serie recurrente.
- ¿Qué ocurre cuando un contrato se acerca a su vencimiento?
- Salen avisos antes de que pase el preaviso, la renovación automática se aplica donde las condiciones lo permiten, y los contratos terminados se archivan.
- ¿Puedo ver qué cambió entre versiones?
- Sí. Cada versión se conserva y dos pueden compararse lado a lado.
- ¿Cómo se tratan los cambios en un contrato firmado?
- Como adendas, aprobadas por derecho propio, en lugar de ediciones del documento original.
Dónde mirar a continuación.
Los 18 módulosFinanzas
Cada factura que emite, cada factura que paga, y cada versión de ambas.
ExplorarProyectos
Margen por proyecto, cuando todavía hay tiempo de cambiarlo.
ExplorarArrendamientos
NIIF 16 y ASC 842 sin la hoja de cálculo que nadie más sabe abrir.
ExplorarActivos
Un registro que cuadra con el balance, sin que nadie lo concilie.
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La ficha de cliente que ya sabe lo que le deben.
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Un precio, una cifra de stock, un libro mayor: mostrador, teléfono y web.
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