Reisen und Spesen
Softbooq PlusBelege hinein, Erstattungen hinaus, das Hauptbuch bereits korrekt.
Fotografieren Sie einen Beleg, und die Felder füllen sich selbst. Genehmigen Sie eine Reise, und sie wird zur Verpflichtung in der Buchhaltung, bevor ein Cent fließt. Genehmigen Sie die Abrechnung, und Buchung, Budgetprüfung und Zahlung folgen, ohne dass jemand die Buchhaltung öffnet.
01
Den Aufwand erfassen
Der Beleg in der Manteltasche ist die Stelle, an der Spesenverwaltung tatsächlich scheitert.
Ein Eingang, der den Beleg liest
Fotografierte oder per E-Mail gesendete Belege werden ausgelesen und als ausgefüllte Felder zur Bestätigung angezeigt, statt als Bild, das jemand zum Monatsende abtippt.
Wahrscheinliche Doppel werden vor der Abrechnung markiert
Derselbe Beleg, erst fotografiert und dann weitergeleitet, wird als eine Ausgabe erkannt, denn eine doppelt bezahlte Abrechnung fällt erst Monate später auf, wenn überhaupt.
Gesetzliche Pauschalen je Zielort
Sätze für ganze Tage, An- und Abreisetage und Übernachtungen je Zielort mit eigener Währung und Quelle, angewandt nach Reisedauer. Keine einheitliche Pauschale, die in beide Richtungen falsch ist.
Kilometergeld in der richtigen Stufe
Sätze, die ab einer Schwelle absinken, angewandt auf die in diesem Jahr bereits abgerechnete Strecke. Genau das bekommen Tabellen von Hand verlässlich falsch hin.
Abrechnungen von Personen ohne Anstellung
Über einen öffentlichen Einreichungslink können freie Mitarbeitende, Bewerbende oder Beiratsmitglieder eine Abrechnung mit Nachweisen einreichen, ohne einen Zugang zu erhalten.
02
Darüber entscheiden
Eine Genehmigung sollte schnell sein, wo die Abrechnung sauber ist, und nur dort langsam, wo sie es nicht ist.
Richtlinienverstöße werden bei der Einreichung bewertet
Eine eingereichte Abrechnung wird gegen Ihre Richtlinie geprüft und bewertet. Die prüfende Person sieht damit, was gegen die Regeln verstößt, statt jede Zeile lesen zu müssen, um es herauszufinden.
Eine Bewertung je Abrechnung
Der Wert samt den Gründen dahinter, damit eine genehmigte Ausnahme eine bewusst getroffene Entscheidung ist und nicht etwas, das durchgerutscht ist.
Die sauberen gesammelt genehmigen
Räumen Sie eine Liste regelkonformer Abrechnungen in einem Schritt ab und behalten Sie die einzelne Aufmerksamkeit für die markierten.
Budgetprüfung bei der Genehmigung, nicht danach
Eine Abrechnung, die das Budget ihrer Kostenstelle überschreiten würde, wird bei der Genehmigung gestoppt, und das ist der einzige Moment, in dem sich die Antwort noch ändern kann.
03
In die Bücher und hinaus zur Bank
Wo die meisten Spesenwerkzeuge Ihnen eine CSV-Datei geben, bucht dieses.
Eine genehmigte Reise ist eine Verpflichtung
Die Genehmigung einer Reise bucht die geschätzten Kosten gegen eine Verpflichtungsposition, bevor Geld fließt. Geplanter Aufwand ist damit in der Buchhaltung sichtbar und nicht nur in jemandes Kalender.
Die Genehmigung bucht den Aufwand, die Auszahlung die Zahlung
Zwei getrennte Ereignisse, getrennt gebucht, denn der Monat, in dem die Kosten entstanden sind, und der Monat, in dem Sie erstattet haben, sind oft nicht derselbe.
Erstattungen finden das richtige Konto
Die Verbindlichkeit wird über Ihren Kontenplan aufgelöst statt über eine fest verdrahtete Nummer. Die Erstattung schreibt damit genau dem Konto gut, das die Abgrenzung belastet hat.
In einem Zahllauf bezahlt, genau einmal
Genehmigte Erstattungen laufen mit Ihren übrigen Ausgaben in einem Zahllauf mit, mit einer Sicherung dagegen, dieselbe Abrechnung zweimal zu bezahlen.
Buchungssuche innerhalb der Reise
Flüge, Hotels und Mietwagen werden aus dem Reisedatensatz heraus gesucht, sodass Reiseverlauf und Aufwand zu derselben Sache gehören.
Die Details, die am längsten gedauert haben
Kleine Entscheidungen, die man erst trifft, nachdem man sie falsch getroffen hat.
Jedes davon ist ein konkretes Verhalten, gewählt aus einem konkreten Grund. Sie sind der Unterschied zwischen Software, die sich gut vorführen lässt, und Software, die ein Jahr voller Monatsabschlüsse übersteht.
Eine genehmigte Reise verändert die Buchhaltung, bevor jemand ausgibt
Die Genehmigung bucht die Schätzung gegen eine Verpflichtungsposition. Ohne sie sieht ein Quartal mit vierzig genehmigten und noch nicht gebuchten Reisen genauso aus wie eines ohne, und das erste Anzeichen des Unterschieds ist die Kreditkartenabrechnung.
Entstehen und Erstatten sind getrennte Buchungen
Der Aufwand bucht bei der Genehmigung, die Zahlung bei der Auszahlung. Beides in einen Beleg zu legen verschiebt die Kosten in den Monat, in dem zufällig gezahlt wurde. So entsteht ein Ausschlag der Reisekosten in einem Monat, in dem niemand gereist ist.
Die Erstattung schreibt dem Konto gut, das die Abgrenzung belastet hat
Die Verbindlichkeit gegenüber der Person wird über die Rolle in Ihrem eigenen Kontenplan aufgelöst und nicht über eine fest verdrahtete Nummer. Eine fest verdrahtete Nummer ist so lange richtig, bis ein Mandant einen anderen Kontenplan verwendet, und danach ist sie still falsch.
Nichts steht für sich
Was Reisen erreicht, ohne dass es jemand erneut eintippt.
Jeder dieser Punkte ist ein echter Datenweg, kein Versprechen von "voller Integration".
Finanzen
Die Genehmigung bucht den Aufwand, die Auszahlung die Zahlung
Projekte
Reise- und Ausgabenzeilen tragen Projekt und Kostenstelle
Personal
Abrechnungen laufen über die Genehmigungskette der jeweiligen Person
Dashboard
Heute abreisende Reisen erscheinen in der Tagesübersicht
Bevor Sie fragen
Häufige Fragen zu Reisen.
- Muss ich Belege abtippen?
- Nein. Ein fotografierter oder per E-Mail gesendeter Beleg wird automatisch ausgelesen, und die erkannten Felder werden zur Bestätigung angezeigt.
- Beherrscht es Verpflegungspauschalen?
- Ja, mit Sätzen für ganze Tage, Teiltage und Übernachtungen je Zielort, angewandt nach Reisedauer.
- Können auch Externe abrechnen?
- Ja, über einen öffentlichen Einreichungslink, ohne dass ein Konto angelegt wird.
- Was passiert, wenn eine Abrechnung genehmigt wird?
- Der Aufwand bucht, die Budgetprüfung läuft, und die Erstattung wird in einem Zahllauf zur Auszahlung fällig.
- Ist geplante Reisetätigkeit sichtbar, bevor sie ausgegeben wird?
- Ja. Die Genehmigung einer Reise bucht ihre Schätzung als Verpflichtung, sodass genehmigte, aber noch nicht ausgegebene Reisen in der Buchhaltung erscheinen.
Wo Sie als Nächstes schauen sollten.
Alle 18 ModuleFinanzen
Jede Rechnung, die Sie senden, jede, die Sie zahlen, und jede Fassung von beiden.
AnsehenProjekte
Marge je Projekt, solange sich noch etwas ändern lässt.
AnsehenPersonal
Arbeit ist Ihr größter Kostenblock. Sie sollte in der Buchhaltung auch so erscheinen.
AnsehenDashboard
Der Blick am Morgen, der sechs geöffnete Tabs ersetzt.
AnsehenVertrieb
Ein Preis, eine Bestandszahl, ein Hauptbuch, an Tresen, Telefon und Web.
AnsehenInventar
Was Sie halten, wo es liegt, und was es tatsächlich wert ist.
AnsehenReisen mit Ihren eigenen Zahlen erleben.
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