Personal und Lohn
Softbooq ProArbeit ist Ihr größter Kostenblock. Sie sollte in der Buchhaltung auch so erscheinen.
Menschen sind hier kein seitlich angeschraubter Aktenschrank. Derselbe Personaldatensatz treibt Lohn, Projektkosten, fakturierbare Zeit, Budgets und Genehmigungen, sodass sich aus einer Quelle beantworten lässt, was eine Person kostet, was sie eingebracht hat und wer ihre Abwesenheit genehmigt hat.
Ein unbearbeiteter Screenshot aus einem laufenden Arbeitsbereich.
01
Lohnabrechnung, die ordentlich ins Hauptbuch kommt
Die Abrechnung zu rechnen ist die leichte Hälfte. Sie so in die Buchhaltung zu bringen, dass sie auswertbar ist, ist die Stelle, an der die meisten Systeme aufhören.
Hier rechnen oder Ihren Dienstleister behalten
Rechnen Sie den Lohn intern oder erfassen Sie, was ein externer Dienstleister erzeugt hat. In beiden Fällen entstehen dasselbe Hauptbuch, dieselbe Kostenauswertung und dieselben Abrechnungen, sodass ein Wechsel des Dienstleisters keine Migration ist.
Gehalt der Kostenstelle zugeordnet, die es erwirtschaftet hat
Der Lohn bucht dimensioniert und nicht als zwei dimensionslose Sollbuchungen. Die Zuordnung fällt zurück über den Zeitblock, dann die Zeiterfassung, dann die Person, dann einen dimensionslosen Topf, in derselben Reihenfolge wie die Budgetlogik, sodass Hauptbuch und Budget übereinstimmen.
Eine Überstunde trägt mehr von den Kosten
Die Verteilung gewichtet jeden Block mit Stunden mal Zuschlagssatz statt mit reinen Stunden. Eine Stunde, die den Arbeitgeber mehr kostet, sollte mehr vom Bruttolohn dieser Person auf die verursachende Kostenstelle ziehen.
Abzüge und Prämien als eigenständige Posten
Wiederkehrende Abzüge und einmalige Prämien je Person definiert und vom Lauf angewandt, statt von Hand in eine Bruttozahl hineingerechnet, die später niemand erklären kann.
Was Sie den Behörden schulden, getrennt ausgewiesen
Einbehaltene Steuern und Sozialabgaben werden als Abführungsverpflichtung geführt, statt in einer Nettolohnzahl zu stecken, die zum Meldezeitpunkt entwirrt werden muss.
Abrechnungen zugestellt, nicht gedruckt und überreicht
Eine Abrechnung als PDF je Person und Periode, abgelegt am Personaldatensatz und für die Person erreichbar, sodass die Bitte "kannst du mir die Märzabrechnung noch einmal schicken" keine Aufgabe mehr ist.
02
Was eine Person tatsächlich kostet
Gehalt ist nicht Kosten. Der Abstand dazwischen ist der Arbeitgeberanteil, und er ist die Zahl, die entscheidet, ob ein Projekt oder ein Satz rentabel ist.
Vollkosten je Person
Bruttolohn, plus Arbeitgeberanteile für Sozialversicherung, Altersvorsorge und Gesundheit, plus tatsächlich ausgezahlte Erstattungen. Dieser Anteil ist der Unterschied zwischen Gehalt und Kosten, und ihn einzurechnen macht die Zahl ehrlich.
Kosten je Person, sichtbar als Bildschirm
Die Zahl existiert je Person, statt in der Budgetrechnung einer Kostenstelle vergraben zu sein, sodass Sie Personen, Rollen und Teams vergleichen können, ohne etwas zu exportieren.
Fakturierbare Stunden gegen diese Kosten
Was als fakturierbar erfasst wurde, je Person und je Projekt, gestellt gegen das, was die Person kostet. Die Auslastung hört damit auf, ein Gefühl zu sein.
03
Zeit, Abwesenheit und wer tatsächlich da ist
Abwesenheit ist nur dann ein Problem, wenn sie bis zu dem Morgen unsichtbar bleibt, an dem sie eintritt.
Anwesenheit und Zeit auf Projekte
Kommen und Gehen erfassen, oder Zeit in Blöcken auf Projekt und Kostenstelle buchen. Genehmigte fakturierbare Zeit wird zur Rechnungszeile, ohne ein zweites Mal getippt zu werden.
Ein Abwesenheitskalender für das ganze Team
Wer wann frei hat, über das Team hinweg, sodass zwei Personen in derselben Woche ein Gespräch vorab sind und keine Entdeckung am Tag selbst.
Feiertage passend zum jeweiligen Ort
Feiertagskalender je Standort konfiguriert, denn ein über Länder verteiltes Team teilt keinen Kalender, und das Gegenteil anzunehmen zerlegt jede Kapazitätsplanung.
Das Organigramm als echte Struktur
Berichtslinien, die die Genehmigungslogik tatsächlich verwendet, statt eines getrennt gepflegten Schaubilds, das nur an dem Tag stimmt, an dem es gezeichnet wurde.
04
Genehmigungen, die eine Abwesenheit überstehen
Die meisten Genehmigungssysteme funktionieren, bis die genehmigende Person in genau dem Urlaub ist, den sie genehmigen sollte.
Ketten je Antragsart definiert
Wer was in welcher Reihenfolge genehmigt, mit Stufen, die mehrere Personen verlangen können, statt wer zufällig zuerst öffnet.
Vertretung, damit nichts zwei Wochen wartet
Eine abwesende genehmigende Person übergibt ihre Befugnis für einen Zeitraum an jemand anderen. Ohne das liegt ein Abwesenheitsantrag hinter der einen Person, die ihn nicht beantworten kann.
Abwesenheitsgenehmigung, die ins Abwesenheitskonto bucht
Ein genehmigter Antrag zieht von der richtigen Abwesenheitsart ab statt von einem allgemeinen Zähler, und verweigert die Buchung gegen eine Art, die er nicht auflösen kann, statt eine falsche Referenz zu schreiben.
05
Eintritt, Austritt und die Unterlagen dazwischen
Die beiden Tage mit dem höchsten Verwaltungsrisiko sind der erste und der letzte einer Person.
Einarbeitung als Liste, die tatsächlich existiert
Eine Vorlage je Rolle wird zu zugewiesenen Aufgaben, sodass Ausstattung, Zugänge und Unterlagen verfolgt und nicht von der einstellenden Person erinnert werden.
Austritt, der entzieht und übergibt
Zugänge entzogen, Ausstattung zurück, Arbeit übergeben, nach Vorlage statt improvisiert in der Woche des Austritts. Der Abstand zwischen dem letzten Tag und einem entzogenen Zugang ist ein echtes Risiko.
Alles zu einer Person, in einem Durchgang
Stellen Sie den vollständigen Datensatz für eine Übergabe, eine Führungsfrage oder eine Auskunftsanfrage zusammen, statt acht Bildschirme zu öffnen und zu kopieren.
Bestehende Belegschaft importieren
Übernehmen Sie Personen aus einer Tabelle oder aus Ihren bestehenden Benutzerkonten, sodass die Einführung des Moduls keine Woche Tipparbeit ist.
Die Details, die am längsten gedauert haben
Kleine Entscheidungen, die man erst trifft, nachdem man sie falsch getroffen hat.
Jedes davon ist ein konkretes Verhalten, gewählt aus einem konkreten Grund. Sie sind der Unterschied zwischen Software, die sich gut vorführen lässt, und Software, die ein Jahr voller Monatsabschlüsse übersteht.
Der Lohn war für die Dimensionslogik früher unsichtbar
Er buchte als zwei dimensionslose Sollbuchungen, sodass eine dimensionale Gewinn- und Verlustrechnung null Personalaufwand je Kostenstelle zeigte: der größte Kostenblock eines Dienstleisters, abwesend aus genau der Auswertung, in die er am dringendsten gehört. Die Zuordnung folgt jetzt derselben Rückfallreihenfolge wie die Budgetlogik, sodass Hauptbuch und Budget keine unterschiedlichen Geschichten erzählen können.
Kosten enthalten den Arbeitgeberanteil, denn das bedeutet Kosten
Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile für Sozialversicherung, Altersvorsorge und Gesundheit plus ausgezahlte Erstattungen. Eine Zahl je Person, die nur das Gehalt meldet, setzt den echten Wert genau um den Betrag zu niedrig an, der darüber entscheidet, ob ein Stundensatz trägt.
Eine Auskunftsanfrage sollte im Prüfen aufgehen, nicht im Sammeln
Die Verordnung gibt 30 Tage. Das Anlegen der Anfrage erzeugt einen Vorgang mit Frist, aber jemand muss trotzdem aus jeder Tabelle sammeln, die auf diese Person verweist. Alles in einem Durchgang zusammenzustellen bedeutet, dass der Monat für die Prüfung des Ausgehenden draufgeht und nicht für die Suche danach.
Eine nicht auflösbare Abwesenheitsart wird übersprungen, nicht geraten
Nennt ein genehmigter Antrag eine Abwesenheitsart, zu der es keine Kategorie gibt, wird die Buchung übersprungen statt mit einer ungültigen Referenz geschrieben. Ein falscher Abwesenheitsstand ist schlimmer als ein kurzzeitig fehlender, weil nach einem falschen niemand sucht.
Nichts steht für sich
Was Personal erreicht, ohne dass es jemand erneut eintippt.
Jeder dieser Punkte ist ein echter Datenweg, kein Versprechen von "voller Integration".
Finanzen
Der Lohn bucht mit seiner Kostenstellenaufteilung
Projekte
Stunden und Sätze werden zu Projektkosten und fakturierbarer Zeit
Reisen
Reisekostenabrechnungen und Erstattungen hängen an der Person
Compliance
Richtlinienbestätigungen werden je Person nachgehalten
Public Portal
Offene Stellen erscheinen auf Ihrer Karriereseite
Anlagen
Ausstattung wird einer namentlich benannten Person zugeordnet
Bevor Sie fragen
Häufige Fragen zu Personal.
- Können Personen ihre Zeiten und Abwesenheiten selbst einreichen?
- Ja. Mit einem Benutzerkonto verknüpfte Personen erfassen Zeit und beantragen Abwesenheit selbst und sehen dabei nur die eigenen Datensätze.
- Bucht der Lohn automatisch in die Buchhaltung?
- Ja, und dimensioniert. Gehalt und Arbeitgeberanteile werden nach denselben Regeln auf Kostenstellen verteilt, die auch die Budgetlogik anwendet.
- Muss ich die Lohnabrechnung in Softbooq rechnen?
- Nein. Sie können erfassen, was ein externer Dienstleister erzeugt hat, und erhalten trotzdem die Buchungen, die Kostenauswertung und die Abrechnungen.
- Was umfassen die Vollkosten?
- Bruttolohn, Arbeitgeberanteile für Sozialversicherung, Altersvorsorge und Gesundheit, sowie ausgezahlte Erstattungen. Der Arbeitgeberanteil ist der Unterschied zwischen Gehalt und Kosten.
- Was passiert, wenn eine genehmigende Person abwesend ist?
- Die Befugnis lässt sich für einen Zeitraum übertragen, sodass Anträge nicht hinter der einen abwesenden Person aufstauen.
- Kann ich alles zu einer Person erzeugen?
- Ja, in einem Durchgang, für eine Übergabe, eine Führungsfrage oder eine Auskunftsanfrage.
Wo Sie als Nächstes schauen sollten.
Alle 18 ModuleFinanzen
Jede Rechnung, die Sie senden, jede, die Sie zahlen, und jede Fassung von beiden.
AnsehenProjekte
Marge je Projekt, solange sich noch etwas ändern lässt.
AnsehenReisen
Belege hinein, Erstattungen hinaus, das Hauptbuch bereits korrekt.
AnsehenCompliance
Der Nachweis, dass jede Person die Richtlinie gelesen hat, und welche Fassung.
AnsehenPublic Portal
Eine Website, ein Shop und eine Karriereseite. Sie haben sie bereits.
AnsehenAnlagen
Ein Verzeichnis, das mit der Bilanz übereinstimmt, ohne dass jemand abstimmt.
AnsehenPersonal mit Ihren eigenen Zahlen erleben.
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