Richtlinien und Bestätigung
Softbooq ProDer Nachweis, dass jede Person die Richtlinie gelesen hat, und welche Fassung.
Veröffentlichen Sie eine Richtlinie, erfassen Sie eine Bestätigung je Person und je Fassung, erinnern Sie gezielt die Ausstehenden, und exportieren Sie die Matrix an dem Tag, an dem jemand den Nachweis verlangt, statt sie dann erst zusammenzustellen.
01
Schreiben und veröffentlichen
Die meisten Richtlinien existieren nicht, weil der erste Entwurf nie begonnen wird.
Mit einer mitgelieferten Vorlage beginnen
Ein belastbarer Ausgangspunkt statt eines leeren Blattes, was der eigentliche Grund dafür ist, dass ein Richtlinienwerk ungeschrieben bleibt.
Jede Änderung erzeugt eine neue Fassung
Richtlinien werden mit einer Änderungszusammenfassung versioniert. Was die Regel im März war, hat damit eine Antwort und nicht nur eine Meinung.
In Confluence belassen, wenn Sie es ohnehin nutzen
Confluence-Seiten werden synchronisiert und bleiben mit ihrer Quelle gekennzeichnet, damit niemand eine Kopie bearbeitet, die beim nächsten Lauf überschrieben wird.
02
Nachweisen, dass sie gelesen wurden
Eine unbestätigte Richtlinie ist ein Dokument. Eine bestätigte ist eine Kontrolle.
Bestätigung je Person und je Fassung
Gebunden an genau die angezeigte Fassung. Eine erneute Veröffentlichung fragt deshalb erneut, statt eine Zustimmung zu übernehmen, die einem anderen Wortlaut galt.
Nur die Ausstehenden erinnern
Erinnerungen per E-Mail an die Personen, die noch nicht geantwortet haben, mit einem Link direkt zur Richtlinie, statt einer Rundmail an alle.
Die Matrix exportieren
Wer was gelesen hat, als Tabelle. Genau der Nachweis, den eine Prüferin oder ein Prüfer verlangt, erzeugt mit einem Klick statt in einer Woche.
Abdeckung gemessen an Ihrer Belegschaft
Die Quote wird aus der tatsächlichen Mitarbeiterliste berechnet, sodass eine neue Person automatisch als ausstehend erscheint.
Die Details, die am längsten gedauert haben
Kleine Entscheidungen, die man erst trifft, nachdem man sie falsch getroffen hat.
Jedes davon ist ein konkretes Verhalten, gewählt aus einem konkreten Grund. Sie sind der Unterschied zwischen Software, die sich gut vorführen lässt, und Software, die ein Jahr voller Monatsabschlüsse übersteht.
Eine Bestätigung gehört zu einer Fassung, nicht zu einer Richtlinie
Wird eine Richtlinie neu herausgegeben, wird erneut gefragt, statt die alte Zustimmung fortzuschreiben. Eine Bestätigung zu "der Spesenrichtlinie" beweist nichts, wenn die Spesenrichtlinie seither zweimal neu geschrieben wurde.
Aus Confluence stammende Richtlinien bleiben als solche gekennzeichnet
Eine synchronisierte Seite trägt ihre Herkunft, damit niemand die lokale Kopie bearbeitet und die Änderung beim nächsten Abgleich verliert. Stilles Überschreiben ist der Weg, auf dem Menschen lernen, einer Integration nicht zu vertrauen.
Bevor Sie fragen
Häufige Fragen zu Compliance.
- Kann ich nachweisen, dass jemand eine Richtlinie gelesen hat?
- Ja. Bestätigungen werden je Person zu genau der Fassung erfasst, die ihr angezeigt wurde.
- Was passiert, wenn sich eine Richtlinie ändert?
- Die Änderung erzeugt eine neue Fassung mit Änderungszusammenfassung, und die Bestätigung wird für diese Fassung erneut eingeholt.
- Kann ich Personen erinnern, die nicht geantwortet haben?
- Ja, per E-Mail ausschließlich an die noch ausstehenden Personen, mit einem Link direkt zur Richtlinie.
- Können wir Richtlinien in Confluence führen?
- Ja. Seiten werden synchronisiert und bleiben mit ihrer Quelle gekennzeichnet.
Wo Sie als Nächstes schauen sollten.
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Jede Rechnung, die Sie senden, jede, die Sie zahlen, und jede Fassung von beiden.
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