Beschaffung und Einkauf
Softbooq GoHier verlässt Geld das Unternehmen. Alles ist darum herum gebaut.
Eine Anforderung, die zu jemandem mit Genehmigungsbefugnis geleitet wird. Eine Bestellung, abgeglichen mit dem, was tatsächlich ankam. Eine Zahlung, die nicht zweimal freigegeben werden kann, an ein Konto, das niemand still geändert hat, in einem Bankformat, das zum Zielland passt.
Ein unbearbeiteter Screenshot aus einem laufenden Arbeitsbereich.
01
Anfragen, Angebote, Bestellen
Der vordere Teil des Prozesses, in dem korrekte Unterlagen nichts kosten und fehlerhafte den Rest der Kette kosten.
Anforderungen nach Betrag und Verantwortung geleitet
Interne Anfragen gehen an eine genehmigende Person, ausgewählt nach Wert, Kostenstelle oder Dimensionsverantwortung, in Reihenfolge, wo Ihre Richtlinie es verlangt, und die Genehmigung wird auf eine Person erfasst.
Berechtigung serverseitig geprüft, nicht von der Schaltfläche
Die Genehmigungsaktion prüft, dass die klickende Person für diese Stufe genehmigungsberechtigt und nicht die anfordernde ist. Anforderungen nutzen denselben Auflöser wie Eingangsrechnungen, statt eines zweiten Regelwerks, das davon abdriften kann.
Angebote mehrerer Lieferanten, nebeneinander verglichen
Senden Sie eine Anfrage an mehrere Lieferanten, sehen Sie die Antworten zusammen, und wandeln Sie die beste in eine Bestellung um, ohne die Positionen neu zu erfassen.
Bestellungen und was daran noch offen ist
Stellen Sie förmliche Bestellungen aus und sehen Sie auf einen Blick, was eingegangen ist, was teilgeliefert wurde und was sich nicht bewegt hat, statt es daraus zu schließen, ob jemand nachgefasst hat.
Vorlagen und wiederkehrende Bestellungen
Die monatlich gleiche Bestellung wird planmäßig aus einer Vorlage erzeugt, damit Routinekäufe keine Aufmerksamkeit mehr verbrauchen, die den Ausnahmen gehört.
Budget geprüft vor der Verpflichtung, nicht danach
Ein Kauf, der sein Budget überschreiten würde, wird bei der Genehmigung gehalten, mit dem Grund am Beleg, sodass das Gespräch stattfindet, bevor die Bestellung hinausgeht.
02
Was ankam und wofür Sie belastet wurden
Die drei Belege, die übereinstimmen sollten, und die Disziplin zu bemerken, wenn sie es nicht tun.
Wareneingang gegen die Bestellung
Nehmen Sie vollständig oder teilweise an, am tatsächlichen Eingangsort, und erhöhen Sie den Bestand beim Eintreffen statt dann, wenn jemand dazu kommt.
Nur die Ausnahmen erreichen einen Menschen
Eine Rechnung, die zu Bestellung und Wareneingang passt, erledigt sich selbst. Eine, die es nicht tut, öffnet mit der benannten Abweichung: welche Position, bestellt gegen erhalten gegen berechnet, statt eines allgemeinen Hinweises.
Erhalten und nicht berechnet als Verbindlichkeit geführt
Ware, die Sie angenommen, aber noch nicht berechnet bekommen haben, steht auf einem eigenen Konto, sodass die Bilanz zeigt, was Sie schulden, und nicht nur, was fakturiert wurde.
Lieferantengutschriften gegen das Original
Eine Gutschrift eines Lieferanten wird auf die Rechnung angewandt, zu der sie gehört, sodass das Offene das Offene bleibt.
03
Zahlen, ohne doppelt oder auf das falsche Konto zu zahlen
Der Teil mit dem meisten Geld im Spiel und den meisten Wegen, es still zu verlieren.
Fälliges bündeln, die richtige Bankdatei ausgeben
Fassen Sie Verbindlichkeiten zu einem Lauf zusammen, erzeugen Sie die von Ihrer Bank erwartete Datei oder zahlen Sie über einen verbundenen Anbieter, und senden Sie jedem Lieferanten bei Ausgleich seinen Zahlungsavis.
Zahlungsinstrumente nach Verfahren, nicht in einer europäischen Form
Eine Partei hält Instrumente, die ihr Verfahren angeben, jedes mit eigenen Identifikationsfeldern, eigener Prüfung und eigenem Zielbankformat. Ein weiteres Land zu unterstützen ist ein Registereintrag und keine Schemaänderung.
Geänderte Bankdaten heben den geprüften Status auf
Eine geänderte Kontonummer eines Lieferanten löst die Prüfung erneut aus, statt still übernommen zu werden, denn ein geändertes Bankkonto ist genau der Weg, auf dem Rechnungsbetrug ausgeführt wird.
Freigabetore, bevor Geld fließt
Eine Rechnung, die von einer offenen Abgleichsabweichung oder einer Budgetüberschreitung gehalten wird, gelangt nicht in einen Lauf. Die Sperre wird mit ihrem Grund auf den Beleg geschrieben, sodass die Blockade erklärbar ist statt rätselhaft.
Skonti, in Geld ausgedrückt
Zahlen Sie bis Donnerstag und sparen Sie einen genannten Betrag, gezeigt am Lauf selbst, samt Rückblick darauf, was genutzt und was liegen gelassen wurde. Konditionen, die niemand sieht, nutzt niemand.
04
Lieferanten ihre eigene Verwaltung überlassen
Jede Statusfrage, die ein Lieferant Ihnen stellt, ist eine Frage, die er sich selbst hätte beantworten können.
Ein Portal je Lieferant
Seine Bestellungen, die von Ihnen angefragten Angebote und sein Zahlungsstand, sodass der Anruf mit der Frage nach dem Zahlungstermin größtenteils entfällt.
Sie bestätigen Bestellungen und melden Lieferungen
Ein Lieferant bestätigt eine Bestellung und meldet eine Lieferaktualisierung selbst, und das schreibt auf die Bestellung zurück, statt als E-Mail anzukommen, die jemand abtippen muss.
Die Details, die am längsten gedauert haben
Kleine Entscheidungen, die man erst trifft, nachdem man sie falsch getroffen hat.
Jedes davon ist ein konkretes Verhalten, gewählt aus einem konkreten Grund. Sie sind der Unterschied zwischen Software, die sich gut vorführen lässt, und Software, die ein Jahr voller Monatsabschlüsse übersteht.
Die Genehmigungsschaltfläche war früher die gesamte Kontrolle
Die Genehmigung von Anforderungen lag in der Maske: Sie schaltete die Kette weiter, falls es eine gab, und stempelte sonst Genehmigt. Nichts prüfte, ob die klickende Person für diese Stufe berechtigt war, und nichts hinderte die anfordernde Person daran, die eigene Anforderung zu genehmigen, während der Reiter eine Sammelgenehmigung anbietet, sodass eine Person alle offenen Anforderungen auswählen und abräumen konnte. Die Berechtigung wird jetzt serverseitig aufgelöst, über denselben Auflöser wie bei Eingangsrechnungen.
Eine US-Bankleitzahl wurde still zu einer ungültigen IBAN
Bankdaten hatten eine einzige flache Form, die ein europäisches Konto unterstellte, und der SEPA-Export schrieb die Kontonummer direkt in ein IBAN-Element. Nichts beschwerte sich. Instrumente geben jetzt ihr Verfahren an, und das Verfahren besitzt seine Identifikationsfelder, seine Prüfung und die Bankdatei, in die es gehört, sodass ein neues Land ein Registereintrag ist und nicht ein weiteres Feld und eine weitere Annahme.
Weniger berechnet zu bekommen als erhalten ist keine Ausnahme
Der Abgleich meldet Überberechnung, Überteuerung und nie bestellte Positionen. Teillieferung und Unterberechnung gehen durch, weil sie berechtigt sind. Ein Abgleich, der jede Differenz als Problem behandelt, erzieht Menschen dazu, sich auch durch die wichtigen hindurchzuklicken.
Nichts steht für sich
Was Einkauf erreicht, ohne dass es jemand erneut eintippt.
Jeder dieser Punkte ist ein echter Datenweg, kein Versprechen von "voller Integration".
Inventar
Der Wareneingang erhöht den Bestand am Lieferort
Finanzen
Eingangsrechnungen und Zahlungen buchen ins Hauptbuch
Fertigung
Komponentenmangel löst Bestellanforderungen aus
Projekte
Käufe lassen sich einem Projekt oder einer Kostenstelle zuordnen
Anlagen
Ein Investitionskauf wird zur Anlage und gleicht den Wareneingang aus
Public Portal
Lieferanten bestätigen Bestellungen und melden Lieferungen
Bevor Sie fragen
Häufige Fragen zu Einkauf.
- Beherrscht Softbooq den dreistufigen Abgleich?
- Ja. Eingangsrechnungen werden vor der Buchung gegen Bestellung und Wareneingang geprüft, und nur echte Überberechnung geht zur Durchsicht.
- Können Genehmigungen vom Betrag abhängen?
- Ja, und von Kostenstelle und Dimensionsverantwortung, mit Stufen in Reihenfolge. Die Berechtigung wird serverseitig geprüft, die Schaltfläche ist also nicht die Kontrolle.
- Kann ich Lieferanten außerhalb Europas bezahlen?
- Ja. Zahlungsinstrumente geben ihr Verfahren an, jeweils mit eigenen Identifikationsfeldern und eigener Prüfung, sodass ein Konto ohne IBAN nicht in ein IBAN-Feld gezwängt wird.
- Was verhindert, dass ein Lieferant zweimal bezahlt wird?
- Zahlungen laufen in Bündeln mit Freigabetoren: Eine Rechnung, die von einer Abgleichsabweichung oder einer Budgetüberschreitung gehalten wird, gelangt nicht in einen Lauf, und die Sperre steht mit ihrem Grund am Beleg.
- Was passiert, wenn ein Lieferant seine Bankdaten ändert?
- Der geprüfte Status wird aufgehoben und die Prüfung erneut ausgelöst, denn ein geändertes Konto ist der Weg, auf dem Rechnungsbetrug funktioniert.
- Können Lieferanten ihre eigenen Bestellungen sehen?
- Ja, über ein Lieferantenportal mit Bestellungen, Angebotsanfragen und Zahlungsstand, in dem sie Bestellungen bestätigen und Lieferaktualisierungen melden können, die zurückschreiben.
Wo Sie als Nächstes schauen sollten.
Alle 18 ModuleInventar
Was Sie halten, wo es liegt, und was es tatsächlich wert ist.
AnsehenFinanzen
Jede Rechnung, die Sie senden, jede, die Sie zahlen, und jede Fassung von beiden.
AnsehenFertigung
Was die Herstellung gekostet hat, nicht was sie kosten sollte.
AnsehenProjekte
Marge je Projekt, solange sich noch etwas ändern lässt.
AnsehenAnlagen
Ein Verzeichnis, das mit der Bilanz übereinstimmt, ohne dass jemand abstimmt.
AnsehenPublic Portal
Eine Website, ein Shop und eine Karriereseite. Sie haben sie bereits.
AnsehenEinkauf mit Ihren eigenen Zahlen erleben.
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