Vertragslebenszyklus
Softbooq PlusDer Vertrag stellt seine Rechnung selbst, sobald der Meilenstein erreicht ist.
Entwerfen Sie aus einer Vorlage, senden Sie zur Unterschrift, und lassen Sie Erfüllung, Verlängerung und Fakturierung den tatsächlich vereinbarten Konditionen folgen, statt einer Erinnerung in jemandes Kalender und einer Rechnung, die gestellt wird, wenn es jemandem einfällt.
01
Vom Entwurf zur Unterschrift
Die Papierphase, in der die Kosten einer nachlässigen Arbeitsweise erst viel später sichtbar werden.
Vorlagen mit ausgefüllten Variablen
Eine Bibliothek Ihrer eigenen Vertragsvorlagen, bei denen die variablen Teile abgefragt werden. Eine neue Vereinbarung ist damit konsistent und keine Kopie derjenigen, die gerade zur Hand war.
Die Variablen ausfüllen, nicht das Dokument
Vertragspartner, Daten, Werte und Konditionen werden als Felder erfasst, sodass in derselben Klausel nicht zwei verschiedene Zahlen landen können.
Unterschrift über einen tokenisierten Link
Die Gegenseite unterschreibt über einen Link, der kein Konto erfordert, und der Token wird geprüft statt geglaubt.
Wer unterschrieben hat und wann
Ein Unterschriftenverlauf bleibt beim Vertrag, sodass die Frage, ob er wirksam zustande kam, eine belegte Antwort hat.
02
Der Vertrag als Fakturieranweisung
Das ist der Teil, der Vertragsablage von Vertragsmanagement trennt.
Ein erreichter Meilenstein stellt die Rechnung
Markieren Sie einen Meilenstein als erledigt, und die Rechnung über den vereinbarten Betrag entsteht, statt darauf zu warten, dass jemand den verstrichenen Auslöser bemerkt.
Zahlungspläne werden zu ihren Terminen zu Rechnungen
Einmal definierte Teilzahlungen werden bei Fälligkeit gestellt, sodass ein im Januar vereinbarter Plan im September noch korrekt fakturiert.
Wiederkehrende Fakturierung aus dem Vertrag heraus
Eine Pauschal- oder Abonnementvereinbarung erzeugt die wiederkehrende Rechnungsreihe unmittelbar, sodass die Fakturierung dem Papier entspricht.
Die Leistung bringt den Vertrag voran
Das Abschließen der verknüpften Projektaufgabe setzt den Meilenstein auf erledigt, und genau das löst die Rechnung aus. Die Fakturierung folgt damit der Arbeit und nicht einem Statusmeeting.
03
Lebende Dokumente
Verträge ändern sich, laufen aus und verlängern sich, und an allen drei Stellen versickert still Geld.
Automatische Verlängerung, wo die Konditionen es zulassen
Unbefristete Vereinbarungen verlängern sich planmäßig, statt auszulaufen, weil niemand den Kündigungstermin im Blick hatte.
Ablauferinnerungen und Archivierung
Kündigungsfristen werden angemahnt, bevor sie verstreichen, und tatsächlich beendete Verträge werden archiviert, statt die aktive Liste zu füllen.
Jede Fassung bleibt erhalten
Jede Überarbeitung wird aufbewahrt, sodass sich abrufen lässt, was zu einem bestimmten Datum vereinbart war, statt es aus einem E-Mail-Verlauf zu rekonstruieren.
Genau sehen, was sich geändert hat
Zwei Fassungen nebeneinander verglichen, damit ein Änderungsgespräch die tatsächlichen Unterschiede zum Gegenstand hat.
Nachträge werden eigenständig genehmigt
Eine Änderung wird als Nachtrag erfasst und genehmigt, statt in das Original hineinredigiert zu werden. Genau das ist der Unterschied zwischen einem Vertrag und einem Dokument.
Leasingverhältnisse mit ihren Verträgen verknüpft
Ein Leasingverhältnis zeigt die Vereinbarung, aus der es entstand, sodass Bilanzierung und Papier einen Klick voneinander entfernt sind.
Die Details, die am längsten gedauert haben
Kleine Entscheidungen, die man erst trifft, nachdem man sie falsch getroffen hat.
Jedes davon ist ein konkretes Verhalten, gewählt aus einem konkreten Grund. Sie sind der Unterschied zwischen Software, die sich gut vorführen lässt, und Software, die ein Jahr voller Monatsabschlüsse übersteht.
Ein Nachtrag ist keine Bearbeitung
Eine Änderung wird als eigenes, genehmigtes Objekt erfasst und nicht in den Originaltext hineingeschrieben. Eine unterzeichnete Vereinbarung an Ort und Stelle zu bearbeiten zerstört den einzigen Nachweis dessen, was die Parteien tatsächlich vereinbart haben, und genau dafür gibt es sie.
Die Rechnung stellt der Meilenstein, nicht ein gutes Gedächtnis
Die Erfüllung erzeugt die Fakturierung. Meilensteinbasierter Umsatz geht in der Lücke zwischen Lieferung und dem Bemerken der Fakturierungsberechtigung verloren, und diese Lücke bemisst sich in den meisten Unternehmen in Wochen.
Verlängerung ist ein geplanter Vorgang, kein Kalendereintrag
Automatische Verlängerung und Ablauferinnerungen laufen von selbst. Eine um vier Tage versäumte Kündigungsfrist kann eine Vereinbarung um ein Jahr verlängern, und die Erinnerung, die das verhindert hätte, stand im Kalender einer Person, die das Unternehmen verlassen hat.
Nichts steht für sich
Was Verträge erreicht, ohne dass es jemand erneut eintippt.
Jeder dieser Punkte ist ein echter Datenweg, kein Versprechen von "voller Integration".
Finanzen
Meilensteine und Zahlungspläne werden zu Rechnungen
Projekte
Das Abschließen einer Projektaufgabe bringt den Vertragsmeilenstein voran
Leasing
Ein Leasingverhältnis verweist zurück auf den Vertrag, aus dem es entstand
Anlagen
Verträge verweisen auf die Anlagen, die sie abdecken
CRM
Verträge hängen am selben Partnerdatensatz wie das Kundenkonto
Bevor Sie fragen
Häufige Fragen zu Verträge.
- Können Verträge elektronisch unterschrieben werden?
- Ja, über einen tokenisierten Link, den die Gegenseite ohne Konto nutzen kann, wobei der Unterschriftenverlauf am Vertrag bleibt.
- Fakturiert es automatisch?
- Ja. Ein erreichter Meilenstein erzeugt seine Rechnung, ein Zahlungsplan stellt Teilrechnungen zu ihren Terminen, und eine Pauschalvereinbarung kann eine wiederkehrende Reihe anlegen.
- Was passiert, wenn ein Vertrag dem Ablauf nahekommt?
- Erinnerungen gehen heraus, bevor die Kündigungsfrist verstreicht, die automatische Verlängerung läuft, wo die Konditionen es zulassen, und beendete Verträge werden archiviert.
- Kann ich sehen, was sich zwischen zwei Fassungen geändert hat?
- Ja. Jede Fassung bleibt erhalten, und zwei lassen sich nebeneinander vergleichen.
- Wie werden Änderungen an einem unterzeichneten Vertrag behandelt?
- Als Nachträge, die eigenständig genehmigt werden, statt als Bearbeitungen des Originaldokuments.
Wo Sie als Nächstes schauen sollten.
Alle 18 ModuleFinanzen
Jede Rechnung, die Sie senden, jede, die Sie zahlen, und jede Fassung von beiden.
AnsehenProjekte
Marge je Projekt, solange sich noch etwas ändern lässt.
AnsehenLeasing
IFRS 16 und ASC 842 ohne die Tabelle, die niemand sonst öffnen kann.
AnsehenAnlagen
Ein Verzeichnis, das mit der Bilanz übereinstimmt, ohne dass jemand abstimmt.
AnsehenCRM
Der Kundendatensatz, der bereits weiß, was Ihnen geschuldet wird.
AnsehenVertrieb
Ein Preis, eine Bestandszahl, ein Hauptbuch, an Tresen, Telefon und Web.
AnsehenVerträge mit Ihren eigenen Zahlen erleben.
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