SoftbooqFactura electrónica / Europa
Generar una factura electrónica conforme no cuesta nada. Hay quien preferiría que usted no lo supiera
PEPPOL BIS Billing 3.0, el formato que hay detrás de los mandatos europeos de factura electrónica, es un estándar abierto construido sobre UBL 2.1. Generar un documento conforme no requiere ningún acceso público, ninguna API de pago ni ningún registro. Solo lo requiere el envío, y esas credenciales son suyas.
Qué es realmente el fichero
- 1El documento, generado sin conexiónUn fichero XML UBL 2.1 conforme a PEPPOL BIS Billing 3.0, que es la concreción de la norma europea EN 16931. Aceptado en unos treinta países: toda la UE, más Noruega e Islandia, y adoptado más allá de Europa. Nada de lo necesario para generarlo está restringido.
- 2El envío, a través de un punto de accesoBien por su propio canal hacia la autoridad nacional (SdI en Italia, KSeF en Polonia), bien por cualquier punto de acceso PEPPOL. Este es el único paso que exige credenciales, y son las de su propio registro fiscal, no algo que compre un proveedor de software.
- 3El archivoEl XML es el original legal, no el PDF que lee una persona. Los plazos de conservación son nacionales y suelen ser de años, de modo que el fichero que debe sobrevivir es justamente el que nadie mira.
Los cinco fallos habituales
Ninguno es exótico. Cada uno es un comportamiento por defecto correcto casi en cualquier otro sitio, y equivocado aquí.
En una factura impresa, una línea a tipo cero y una línea exenta muestran ambas 0,00 y parecen idénticas. EN 16931 las trata como categorías de IVA distintas, y poner el código equivocado en una línea es un error de contenido, no de formato.
Las categorías son S para tipo general, Z para tipo cero, E para exento, AE para inversión del sujeto pasivo, K para entrega intracomunitaria, G para exportación fuera de la UE y O para operación no sujeta.
Las categorías E, AE, K, G y O deben llevar una causa de exención. Un documento que invoca una exención sin indicar el motivo está incompleto, y un validador lo señalará.
El texto de la causa depende de la jurisdicción y la frase jurídicamente correcta no nos corresponde inventarla. Softbooq utiliza la redacción del propio código de impuesto del cliente y solo recurre a una frase genérica cuando ese código no tiene un nombre utilizable, porque «Inversión del sujeto pasivo, art. 196 Directiva IVA» es una declaración jurídica, no una etiqueta.
Muchos compradores del sector público rechazan una factura sin BuyerReference, porque es el campo por el que enruta su sistema. No es un formalismo y no puede deducirse después, así que hay que conocerla antes de facturar. En Softbooq se guarda en la ficha del cliente (Referencia del comprador / Leitweg-ID) y se añade a las facturas electrónicas de ese cliente.
Un documento rectificativo lleva una referencia de facturación a la factura original. Sin ella, el sistema receptor tiene un documento aislado y ninguna forma de casarlo. Softbooq escribe esa referencia en una factura rectificativa y en un abono, que se descarga como abono Peppol con la factura que abona.
Los totales monetarios, los subtotales de impuesto por categoría y los importes de línea deben cuadrar al céntimo. Los sistemas receptores lo validan, de modo que un atajo de redondeo que una persona aceptaría en un PDF aquí falla sin más.
Qué está restringido y qué no
Los precios en torno a la factura electrónica tienden a mezclar dos cosas distintas. Generar un documento conforme es un estándar abierto y no cuesta nada: UBL 2.1 está publicado, PEPPOL BIS Billing 3.0 está publicado, y cualquier software puede emitir un fichero conforme.
Enviarlo a una autoridad fiscal concreta es donde aparece una credencial, y esa credencial es el registro fiscal de la propia empresa. Un proveedor que cobra por «soporte de factura electrónica» está cobrando por el envío, o por la comodidad, y es legítimo preguntar por cuál de los dos.
El desglose de impuestos es por categoría, no por tipo
Resulta tentador agrupar los subtotales por porcentaje, porque es lo que muestra el diseño de una factura. EN 16931 agrupa por categoría y tipo conjuntamente, de modo que una línea al cero por ciento a tipo general y una línea al cero por ciento exenta son dos grupos de desglose distintos aunque ambas muestren cero.
Equivocarse aquí produce un documento que cuadra y aun así describe mal la naturaleza de la operación, que es el tipo de error que sobrevive a sus propias pruebas y aparece en el extremo receptor.
El XML es el original
La costumbre de tratar el PDF como la factura y el XML como una exportación está invertida bajo estos mandatos. El documento estructurado es lo que se intercambia y se archiva legalmente; la versión legible por una persona es una comodidad.
En la práctica, eso significa que el XML debe generarse a partir de los mismos datos con los que se contabilizó la factura, y no reconstruirse después a partir de un diseño.
EN 16931 es el núcleo común, y cada país añade sus propios requisitos: un identificador adicional, una lista de códigos nacional, una vía de envío concreta. Que el documento base sea correcto no hace por sí solo que una presentación sea correcta en un país determinado.
Valide por tanto con el validador del país de destino antes del primer envío real. La estructura del documento es la parte reutilizable, y es deliberadamente la parte que no cuesta nada.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que pagar por un software de factura electrónica?
No para generar el documento. PEPPOL BIS Billing 3.0 es un estándar abierto construido sobre UBL 2.1 y cualquier software puede emitir un fichero conforme sin conexión. El pago aparece en el envío, a través de un punto de acceso o de un portal nacional, y allí las credenciales son las de su propio registro fiscal, no una licencia de proveedor.
¿Qué diferencia hay entre tipo cero y exento?
Ambos muestran 0,00 sobre el papel y son categorías distintas en EN 16931: Z para tipo cero, E para exento. El exento además exige legalmente una causa, igual que la inversión del sujeto pasivo, la entrega intracomunitaria, la exportación y la operación no sujeta. Usar el código equivocado es un error de contenido que un validador rechazará.
¿Por qué me han rechazado la factura por falta de referencia del comprador?
Muchos compradores del sector público enrutan por BuyerReference y rechazan los documentos que no la llevan. Hay que capturarla al tomar el pedido, porque es el identificador propio del comprador y no puede reconstruirse en el momento de facturar.
¿La factura real es el PDF o el XML?
El XML. Bajo estos mandatos, el documento estructurado es lo que se intercambia y se archiva, y el PDF es una representación legible. Por eso mismo el XML debe generarse a partir de los datos de la factura contabilizada y no reconstruirse a partir de un diseño.
Softbooq genera este documento directamente a partir de la factura contabilizada, con la categoría de IVA correcta por línea y por grupo de desglose, la causa de exención cuando la norma la exige y los totales cuadrados al céntimo. El comportamiento está cubierto por pruebas automatizadas que se ejecutan antes de cada entrega.
Ver el módulo de finanzas